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文书档案整理

一、定义

将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。

文书档案整理方法：

传统整理方法——以“卷”为管理单位

新的整理方法——以“件”为管理单位

二、制定标准

1、制定本单位文件材料保管期限表

按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“长期”、“短期”三类保管期限。

实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。

2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围

按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。

3、做好本单位分类大纲编制工作

根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。

以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。

方法一

——以“卷”为单位的整理方法

★文书档案以“卷”整理流程：

1、收集2、分类3、组卷4、检查、调整卷内文件5、排列卷内文件6、卷内文件编号7、填写卷内目录8、拟写案卷标题9、填写案卷封面10、装订案卷11、填写卷内备考表12、案卷排列13、编制档号14、编制案卷目录15、装盒。

第一步收集

一、文件的收集工作按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。

二、收集的原则齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位文件；二是直属上级主管部门下发和直属下级部门报送文件；三是外单位针对本单位工作制发文件；四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。

第二步分类

分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。

一、按年度分类

年度分类法，就是将文件按其形成和处理的年度进行分类。

1、计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度组卷。

2、多年度的规划、预算，放在针对的第一年组卷。

3、跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年组卷。

4、计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划的针对年组卷。

5、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年组卷。

6、跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度组卷。

7、法规性文件，放在公布或批准的年度组卷。

8、跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度组卷。

9、转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度组卷。

二、按机构或问题分类

将文件按其形成或承办的机构，或者按其内容所反映的问题进行分类。

1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。

3、临时机构文件归类。

三、按保管期限分类

按照本单位制定的文书档案保管期限表，将文件划分成“永久”、“长期”、“短期”。

在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分类方法有两种：

1、年度-机构-保管期限分类法先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单位。

2、保管期限-年度-问题分类法先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按问题分类。这种分类方法较适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。

在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。

第三步组卷

组卷就是在分类的基础上，将同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件材料按照一定规律组合在一起。

组卷的基本方法主要两种方法：运用公文主要特征和运用公文主要类型组卷，在实际工作中，可