文件编号管理制度范文.pdf

文件编号管理制度范文

文件编号管理制度

一、总则

为了加强文件管理工作，规范管理流程，提高办公效率，制定

本文件编号管理制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位内的所有文件的编号管理工作。

三、文件分类与编号原则

1.根据文件的性质、用途和管理要求，将文件分类，分为公文、

内部文件和其他文件三类。

2.文件编号原则如下：

（1）公文类文件的编号采用年份+序列号的方式，例如2023-

01。

（2）内部文件的编号采用部门简称+年份+序列号的方式，例

如HR-2023-01。

（3）其他文件的编号原则根据具体情况制定。

四、文件编号处理程序

1.文件编号采用电子化管理，由文件管理系统实现自动生成和

自动填写功能。

2.文件的归档和检索必须依据文件编号进行，未经编号的文件

不得进行归档和检索。

3.文件的编号应当由文件起草人或者项目负责人在文件发出前

完成，确保文件的唯一性和正确性。

4.文件编号的填写应当清晰、准确，不得错位、重叠或者遗漏。

五、文件编号规定

1.公文类文件的编号规定如下：

（1）文件编号以公文自动编号方式生成；

（2）公文类文件的编号应当包含文件的类别、发文单位、年

份和序列号。

2.内部文件的编号规定如下：

（1）内部文件的编号应当包含文件的类别、发文部门、年份

和序列号；

（2）年份表示文件起草的年份，序列号为连续的字母、数字

或者编号符号。

3.其他文件的编号规定应当根据文件的具体情况制定，确保编

号的唯一性和可辨识性。

六、文件编号的管理

1.文件编号由文件管理系统管理，确保文件编号的唯一性和顺

序发放。

2.文件编号的管理人员应当定期核对文件编号情况，及时发现

问题并进行修正。

3.文件编号的管理人员应当保密文件编号的信息，不得泄露给

外部人员。

4.文件编号的修改应当经过相关负责人的批准，并做好相应的

记录。

七、文件编号的维护

1.所有文件的编号应当存档备查，以备后续查询和管理使用。

2.文件的编号信息应当与其他文件管理信息相配套，确保文件

的完整性和连续性。

3.文件的编号信息应当进行定期备份，防止数据丢失和损坏。

4.文件的编号信息应当与文件电子文档的归档位置相一致，便

于查找和检索。

八、违规处罚

1.对于故意篡改、伪造文件编号的行为，视情节严重程度可给

予纪律处分。

2.对于疏忽、失误导致的编号错误，应当及时更正，并进行相

应的整改。

九、附则

1.对于本制度未能覆盖到的特殊情况，应当结合实际情况进行

处理。

2.本制度由文件管理部门负责解释和修订。

3.本制度自发布之日起生效，并适用于全体工作人员。

以上为文件编号管理制度，敬请遵守。