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全宗卷的整理

全宗卷是单位档案室在管理单位档案过程中形成的，能够说明该单位档案历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。具体步骤为：

（一）装订。文件材料以件为单位进行装订。

（二）分类。属于同一全宗卷的文件材料，按附件1内容进行分类。

（三）排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。

（四）编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。

全宗号填写文件材料所属全宗的编号。

类号填写1—8条的序号。

件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。

编号举例：74—１—２（档案局全宗号，全宗介绍类，第２件）

（五）编目。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。目录格式附件2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

（六）装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样附件3。

附件1

全宗卷内容分类

1、全宗介绍类

（1）全宗介绍；（2）成立档案工作领导小组文件材料；（3）成立综合档案室对本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理文件材料；（4）明确分管档案工作的领导及其岗位职责文件材料；（5）明确分管档案工作的部门和领导及其岗位职责文件材料；（6）明确档案工作机构（档案工作）人员及其岗位职责文件材料；（7）历年专兼职档案人员名册和文书处理人员名册；（8）档案管理组织示意图；（9）档案工作网络管理体系图；（10）档案工作制度；（11）大事记；（12）机构沿革；（13）基础数字汇编；（14）历年机关档案工作基本情况报表。

2、档案收集类：

（1）档案收集和征集工作的制度、办法、标准；（2）档案收集和征集档案记录；（3）档案（资料）交接文据（包括各种门类如文书、会计、基建、照片档案的移交表等）及相关目录；（4）档案来源和档案历史转移过程说明材料等

3、档案整理类：

（1）档案分类大纲、分类方案（包括档号编制说明或立卷归档类目）、归档范围和保管期限规定；（2）各门类档案归档整理工作流程；（3）档案检索工具（案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录、文号索引、人名索引、全宗介绍等）的编制情况及说明；（4）档案整理工作方案（计划）、整理工作说明和小结等。

4、档案鉴定类：

（1）档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准；（2）档案鉴定、销毁工作小组成员名单及成立或调整档案鉴定、销毁工作领导小组成员的文件材料；（3）档案鉴定、销毁工作形成的报告、请示及批复；（4）档案鉴定、销毁处置档案的目录（清册）；（5）各种门类和载体的档案保管期限表。

5、档案保管类：

（1）档案保管工作制度；（2）档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料；（3）档案保管状况分析和工作总结、报告等；（4）档案、资料清查记录和清查报告；（5）档案库房温湿度登记（或记录）；（6）档案库房“九防”措施、制度和记录

6、档案统计类：

（1）档案统计制度、办法；（2）机关档案室基本情况登记表（统计台帐）；（3）档案分类统计表及分析报告；（4）档案复制、抢救情况统计；（5）档案收进（移出）登记、审批手续及情况统计；（6）重要的利用统计表；（7）档案工作统计分析材料；（8）档案、资料、检索工具、编研成果等统计台账。

7、档案利用类：

（1）档案利用制度；（2）档案编研材料（大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要、发文汇集、专题文件汇编）的编制情况；（3）档案开放利用和控制使用范围说明；（4）档案汇编和公布出版情况及报批文件；（5）档案展览与公布情况；（6）珍贵档案介绍；（7）档案利用事例刊登报道材料；（8）；档案查、借阅登记记录及分析（9）档案利用效果登记分析；（10）《档案利用效果典型事例汇编》。

8、新技术的应用类：

（1）应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料（如计算机辅助管理的文字说明材料、计算机软件安装及使用说明情况、计算机管理软件系统盘等）；（2）档案信息化和数字化工作情况；（3）电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等；（4）电子文件备份制度