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采购工作流程,采购货物质量与价格控制规范
为落实货品采购作业管理,确保采购工作顺畅,特制
定本规章。
一、采购工作流程
1、采购需求的提出
采购部应依据公司库存状况、库存数量、采购前置期等要求,开立采购请
购单;应注明货品名称、规格型号、数量、需求日期及备注,经上级主管领导
审核,并依采购核准权限送呈相关人员批准。
2、采购核准权限
采购日常经营需要的临时用品及金额预估在人民币1000元以下的,由各店
店经理核准;采购金额预估在人民币1000元以上的,由上级主管总经理核准交
由集团采购部采购。
3、公司采购方式一般有下列种类:
A、集中采购:通用性物资,尽量采用集中采购方式。
B、合约采购:经常性物资,尽量采用合约采购方式,以确保货源品牌、质
量与价格之稳定。
一般采购:除(A)(B)以外之物资,采用随需求而采购之方式。
4、采购作业规定
4.1询价、议价
采购部接获核准后的《采购计划单》,应选择至少三家符合采购条件的供
应商作为询价对象;供应商提供报价之货品规格与采购规格不同或属代用品
时,采购部应报主管领导及需求部门确认;专业材料、用品或项目,采购部应
会同相关部门审批;采购议价采购交互议价之方式;议价应注意质量、交货周
期、服务兼顾。
4.2呈核及核准
采购部询价、议价完成后,于《采购请购单》上填写询价或议价结果,必
要时附上书面说明;报价单,经主管领导审核,并依采购核准权限呈核;再呈
主管副总经理核准。
4.3订购作业
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采购部接获经核准之《采购请购单》后,应尽快向供应商订购物资货品,
并以电话或传真形式确认交期;若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人
员应于订购单上明确注明;采购人员应控制物资订购交期,及时向供应商跟催
交货进度。
4.4验收与付款
依相关检验与入库规定进行验收工作;依财务管理规定,办理供应商付款
工作。
二、采购价格管理
为确保材料高品质低价格,从而达成降低成本之宗旨,规范采购价格审核
管理,特制定本规章。
1、报价依据
产品部提供图纸,作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据;非通
用物资,一般由供应商先提供样品,供产品部确认可用后,方予报价。
2.2价格审核
供应商接到图纸后,于规定期限内提出报价单;采购部一般应挑选三家以
上供应商询价,以作比价、议价依据;采购人员以《报价单》一式三份呈采购
部主管审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由采购部
主管亲自与供应商议价;采购部主管审核之价格,呈分管副总经理审核,并呈
总经理确认批准;副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步
议价;《单价审核单》经核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联转供
应商。
2.3价格调查
已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据;
本公司各有关部门,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考;已核
定之物资采购单价如需上涨或降低,应以《报价单》形式重新报批,且附上书
面之原因说明;单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程;在同等价格、质
量条件下,涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作;为配合公司成本降低策
略,原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合;采购数量或频率有
明显增加时,应要求供应商适当降低单价。
1.采购成本分析
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3.1成本分析项目
成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本
之合理性。一般包括以下项目:
直接及间接材料成本;工艺方法;所需设备、工具;直接及间接人工成
本;制造费用或外包费用;营销费用;税金;供应商行业利润。
3.2成本分析之运用
以下情形时,应进行成本分析:
新材新、新产品无采购经验时;底价难以确认时;无法确认供应商报价之
合理性的;供应商单一时;采购金额巨大时;为提高议价效率时。
3.3成本分析表的提供方式
成本分析表提供方式一般有:
由供应商提供;由采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。
3.4成本分析步骤
成本分析意在降低成本
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