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行政档案管理制度养老院

一、总则

1.为加强养老院行政档案管理，保障档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据国家有关法律法规，制定本制度。

2.本制度适用于养老院所有行政档案的管理工作。

3.行政档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、及时归档、便于利用、确保安全的原则。

二、档案管理机构及职责

1.养老院设立档案室，负责全院行政档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。

2.档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案管理日常工作。

3.档案管理人员应具备以下职责：

（1）认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度；

（2）负责行政档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作；

（3）定期检查档案的完整性、安全性和保密性，发现问题及时整改；

（4）开展档案业务培训和宣传工作，提高全院档案意识。

三、档案收集与整理

1.行政档案包括以下类别：

（1）养老院设立、变更、撤销等注册登记材料；

（2）养老院各项规章制度、工作计划、总结、报告等；

（3）养老院人事档案、员工培训档案、考核档案等；

（4）养老院财务报表、审计报告、收费凭证等；

（5）养老院与外部单位签订的合同、协议等；

（6）养老院设备、设施采购、维修、保养等档案；

（7）养老院各项活动、会议、培训等档案；

（8）其他具有保存价值的行政档案。

2.各部门应按照档案类别，将形成的有保存价值的文件材料及时整理、归档。

3.档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。

四、档案归档与保管

1.归档文件应按照档案类别、形成时间等顺序进行整理，填写档案目录，装订成册。

2.档案应定期进行归档，归档周期原则上不超过一年。

3.档案保管应具备以下条件：

（1）防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉、防光、防高温；

（2）保持室内清洁、整齐、安静；

（3）档案架应标识清晰，便于查找；

（4）重要档案应实行双份保管，分别存放于不同地点。

五、档案利用与保密

1.档案室应建立健全档案利用制度，为养老院各项工作提供及时、准确、便捷的档案服务。

2.查阅档案应遵循以下规定：

（1）查阅档案应办理登记手续，填写查阅登记表；

（2）查阅档案应爱护，不得涂改、损坏、遗失；

（3）涉密档案应按照国家保密规定，办理审批手续，严格控制查阅范围。

3.档案管理人员应严格执行保密制度，确保档案安全。

六、档案销毁与移交

1.下列档案可予以销毁：

（1）已过保存期限，确无保存价值的档案；

（2）重复的、多余的档案；

（3）经鉴定确需销毁的档案。

2.档案销毁应办理审批手续，由档案管理人员负责实施，销毁清单应归档保存。

3.养老院撤销、合并或变更时，应将档案移交给相关单位或上级主管部门，确保档案的完整性和安全性。

五、档案信息化管理

1.养老院应积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术提高档案管理效率。

2.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化、网络化、智能化管理。

3.档案信息管理系统应具备以下功能：

（1）档案的电子目录管理；

（2）档案的电子文件存储；

（3）档案的检索、查询、统计；

（4）档案的借阅管理；

（5）档案的安全备份与恢复。

4.档案管理人员应定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统安全稳定运行。

六、档案的鉴定与销毁

1.养老院应定期对档案进行鉴定，以确定档案的保存价值。

2.档案鉴定工作由档案室负责，组织相关部门和人员参加。

3.档案鉴定应遵循以下原则：

（1）重要性原则：重要档案应予以长期或永久保存；

（2）实用性原则：具有实际利用价值的档案应予以保存；

（3）合规性原则：符合国家法律法规和养老院规定的档案应予以保存。

4.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

七、档案的借阅与归还

1.档案的借阅应遵循严格审批、限定范围、确保安全的原则。

2.借阅档案应办理借阅手续，填写借阅申请表，经批准后方可借阅。

3.借阅档案时应遵守以下规定：

（1）不得在档案上涂画、折叠、撕毁；

（2）不得泄露档案内容；

（3）不得将档案转借他人；

（4）借阅期限原则上不超过一周，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。

4.归还档案时应检查档案的完整性和清洁度，发现问题及时处理。

八、档案的统计与报告

1.档案室应定期进行档案统计工作，掌握档案的收集、整理、归档、借阅等情况。

2.档案统计应包括以下内容：

（1）档案总数；

（2）各类档案的收集、整理、归档情况；

（3）档案借阅、归还情况；

（4）档案销毁情况。

3.档案室应定期向上级领导报告档案工作情况，为领导决策提供依据。

九、档案工作人员培训与考核

1.养老院应定期组织档案工作人员进行业务培训，提高档案管理水平。

2.培训内容应包括档