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文件受控章管理制度范文

文件受控章管理制度

第一章总则

第一条为了加强本单位文件的传阅和使用管理，提高文件的

合理化利用程度，确保文件的真实、准确和完整，避免文件的

滥发和错发，保护文件的安全和机密性，提高文件管理的效率，

制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文件的创建、传阅、使用、

保管和销毁等工作。

第三条文件受控章是本单位文件管理的基础工作，必须按照

本制度的要求进行管理。

第四条本单位文件的管理原则为真实、准确、完整、安全、

机密、高效。

第五条文件受控章的设置、使用和管理遵循公开、公正、公

平、公认的原则。

第六条文件受控章的图章材料应使用防伪技术，包括但不限

于特殊材料、特殊墨水、特殊图章等。

第二章文件受控章的设置和使用

第七条文件受控章设置应符合以下原则：

（一）文件受控章应根据文件分类设置，包括公文类、资料类、

机密类、保密类等；

（二）文件受控章的形状应统一，不得出现变形或损坏的情况；

（三）文件受控章的内容应明确，包括单位名称、图标、编号

等；

（四）文件受控章的编号应按照一定的规则制定，方便查阅和

追溯；

（五）文件受控章的颜色应统一，不得出现偏差或褪色的情况；

第八条文件受控章的使用应符合以下原则：

（一）文件受控章的使用必须经过授权，严禁私自使用或外借；

（二）文件受控章的使用应符合文件的真实性和准确性要求；

（三）文件受控章的使用应符合原件、副本、复印件的不同要

求；

（四）文件受控章的使用应符合不同文件类别的要求，如机密

文件需经过特定部门批准；

（五）文件受控章的使用应符合保密、机密文件的保护和管理

要求；

第三章文件受控章的管理

第九条文件受控章的管理应符合以下原则：

（一）文件受控章应由专人负责管理，包括制作、保管和销毁

等工作；

（二）文件受控章的保管应设定专门的存放地点，保证安全和

机密性；

（三）文件受控章的保管应按照一定的规则进行，包括接收、

存放、登记和交接等；

（四）文件受控章的保管应定期检查和清点，确保完好无损和

不缺失；

（五）文件受控章的变更和注销应经过正式程序，及时通知相

关部门和人员；

第十条文件受控章的监督和检查应符合以下原则：

（一）文件受控章的监督应由上级主管部门负责，对下级单位

进行检查和指导；

（二）文件受控章的检查应按照一定的周期进行，重点抽查和

核查重要文件；

（三）文件受控章的检查应包括文件受控章的设置、使用、保

管和销毁等方面的内容；

（四）文件受控章的检查应制定相应的考核办法和奖惩措施。

第四章文件受控章的销毁

第十一条文件受控章的销毁应符合以下原则：

（一）文件受控章的销毁应按照一定的周期进行，确保不保留

过期和无效的受控章；

（二）文件受控章的销毁应经过正式程序，包括注销、变更和

备案等；

（三）文件受控章的销毁应符合环保和安全的要求，不得造成

环境污染和人员伤害；

（四）文件受控章的销毁应保留相关的销毁记录和备份材料，

用于查阅和追溯。

第十二条文件受控章的销毁应由专人负责，包括监督、操作

和记录等工作；

第十三条文件受控章的销毁应经过内部审查和外部审核，确

保程序的合法性和合规性；

第十四条文件受控章的销毁应公示，方便有关人员和部门做

好相应的工作维护和备份。

第五章附则

第十五条本制度自公布之日起施行。对于已创建的文件，应

根据本制度的要求进行调整和整改。

第十六条本制度的解释权归本单位文件管理办公室。如有需

要，可进行相应的补充和细化。

第十七条本制度的违反者，将承担相应的法律责任和纪律处

分。

以上即为文件受控章管理制度的内容，本制度的实施将有助于

提高单位文件管理的规范化水平，加强文件的真实性和准确性，

提高文件管理的效率和质量。希望各部门能够认真贯彻执行本

制度，确保文件管理工作的顺利进行。