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人事档案管理与保管规定

一、背景介绍

随着企业规模的扩大和组织结构的日益复杂化，人事档案管理和保

管成为了企业日常运营中不可或缺的一环。本文旨在详细介绍人事档

案管理与保管规定，并提供一套有效的管理措施，以保证企业的人事

档案完整、安全、便捷地进行管理。

二、人事档案分类与归档

1.员工基本档案

员工基本档案包括个人身份证件、学历及学位证书、聘用合同、

社会保险及住房公积金缴纳证明等重要文件。建立规范的员工档案登

记表，将这些资料按照时间顺序归档，并确保档案编号明确可查。

2.员工培训档案

员工培训档案记录了员工参加的各类培训与进修情况，包括培训

机构、培训课程、培训时间和成绩等信息。在档案管理系统中建立培

训档案库，便于及时查询和分析员工培训情况。

3.员工绩效档案

员工绩效档案记录了员工的绩效评定结果、奖惩情况和晋升历史

等内容。根据绩效评定结果将员工归类并形成相应的绩效排名表，为

企业管理提供依据。

三、人事档案保管与安全措施

1.电子档案管理系统

建议企业采用电子化管理方式，使用合适的电子档案管理系统进

行人事档案归档、检索、备份和销毁。确保系统的稳定性、安全性和

可靠性，并设置权限管理，只有经过授权的人员才能访问档案信息。

2.存储设备及物理保管

对于纸质档案，应选择具备防潮、防火和防尘功能的专用档案柜

进行存放。档案柜应位于相对安全的环境中，且设有严格的出入柜控

制措施。

3.数据备份与灾备措施

定期进行人事档案数据的备份，并将备份数据存储在独立的地点，

以防止数据丢失或损坏。同时，制定灾难备份计划，以确保在自然灾

害等情况下能够及时恢复人事档案。

四、人事档案查询与使用规定

1.查询权限管理

设置不同权限级别的用户，确保只有经过授权的人员才能查询和

使用人事档案。敏感人事信息应加密存储，并设定访问记录，以追溯

人事档案的查询和使用情况。

2.查询时限与方式

建议设定一定的查询时限，在规定的时间内完成人事档案的查询，

以提高人事档案的使用效率。同时，提供多样化的查询方式，如电子

查询和书面申请，以方便不同人员的查询需求。

五、人事档案销毁与处置

1.文件销毁流程

设计合适的文件销毁流程，确保人事档案的销毁符合相关法律法

规的要求。销毁前必须进行书面备案，并由多人参与确认，以确保人

事档案的安全销毁。

2.归档转移与交接

当员工离职或调动时，应及时将其人事档案进行转移或交接。确

保新的责任人对档案的内容和管理方式有清晰的了解，并签署相关的

接收确认文件。

六、人事档案审查与监督

1.定期审查与检查

建立定期审查制度，对人事档案的使用情况进行检查。审查包括

档案的完整性、准确性以及使用的合法性等方面，确保档案管理符合

相关规定。

2.内外部审计

不定期邀请内外部专业人员对人事档案进行审计，审查档案的合

规性和安全性。对于审计结果中发现的问题，及时进行整改和改进，

确保人事档案的规范管理。

七、总结与展望

人事档案管理与保管对于企业的日常运营至关重要，只有确保档案

的完整、安全、便捷管理，才能更好地支持企业决策，提高工作效率。

希望本文提供的规定和措施能够为企业制定完善的人事档案管理制度

提供借鉴，保障企业和员工权益的共同发展。