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大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法

第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电

子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广

东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本

办法。

第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形

成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不

同形式的信息记录。

第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文

件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责

本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归

档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人

员的岗位责任。

第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必

须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸

质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时

同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、

TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电

子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将

相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格

式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文

件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技

术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软

件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标

识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、

MP3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型

号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产

生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收

集时应连同专用软件一并收集。

第六条电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和

整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用

的载体，按优先顺序依次为：()只读光盘、一次写光盘、磁

带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文

件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注

明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期

等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与

相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前

电子文件的载体保存至少1年。

第七条归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真

检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记

表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，

一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审

核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、

操作手册等是否完整。

第九条综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，

对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保

管，一套提供利用。

第十一条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还

应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为

35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条

件。

第十二条电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位

（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时

应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电

子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期

满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按

保密要求进行处置。

第十三条档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读

检验，抽样率不