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公司合同管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强xx铁路有限责任公司公司(以下简称“公司”)建设项目合同管理工作,规范合同行为,维护合同当事人的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定,结合铁路建设项目实际,制定本办法。
第二条本办法所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同(或协议)等。
第三条签订和履行合同应遵守国家法律法规和xx铁路总公司、原铁道部有关文件要求,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益,坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则,严格按照合同约定行使权利、履行义务。
第二章合同管理机构和职责
第四条公司设立合同审查委员会,公司总经理任审查委员会主任,其他领导任副主任,各部门负责人、法律顾问为审查委员会成员。
合同审查委员会主要职责:
(一)组织审定公司《合同管理办法》(包括补充规定)、公司各类合同文本;
(二)对公司拟签订的、属审查委员会审查范围的经济合同,召开审查会议组织审查。审查委员会主要审查合同项目实施的可行性和必要性、合同费用的合理性、合同重要条款的合法性,及以上合同的变更或解除等,提出审查意见;
(三)处理公司经济合同履行中的其他重大事项。
第五条计划物资部是公司合同归口管理部门,其归口管理的主要职责是:
(一)负责合同管理日常工作,建立合同管理台账,妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料;
(二)组织合同的会议审查,按合同会议审查记录表(附件),汇总整理合同会议审查意见,并经与会审查委员会成员签字确认;
(三)定期开展合同检查,向公司领导提交合同检查报告;
(四)负责管理和按本办法规定使用合同专用章;
(五)组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章制度;结合实际制定合同管理制度、办法,并检查监督执行;
(六)配合主办部门的合同管理工作,参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作;
(七)协助办理法定代表人的法人授权委托书手续;
(八)负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作;
(九)指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项;
(十)承办其他有关合同管理工作。
第六条公司各部门是合同主办部门。公司各部门根据其职责具体承办相关合同业务,主要职责是:
(一)研究相关法律法规和调研市场情况,提供决策依据;
(二)按《合同法》的规定和项目的具体要求,审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力,按授权代表公司与合同对方当事人进行谈判,起草合同文本;
(三)负责办理合同审查手续,按照合同审查流程进行合同审查,审查前,将合同对方有效的资质、资信和履约能力的证明资料、谈判记录(主要包括:历次合同洽谈时间、地点、双方参加人员及洽谈主要内容。)及合同文本(含附件),送交计划物资部;
(四)依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续,对所主办合同的真实性、可靠性、可行性负责;
(五)合同签订后全面履行合同,建立合同履行情况台帐,认真做好合同标的物的交接、验收,确保标的物的质量、数量符合合同要求,交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录;
(六)保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料(含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料),合同履行完毕或合同履行期满时,应及时书面向计划物资部报送合同履约情况;
(七)参加合同纠纷的处理;
(八)主动接受合同管理部门指导,及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题,必要时直接向公司领导报告。
第七条各部门具体分工:
建筑安装工程施工、委托代建、勘察设计、咨询、科研等合同或协议由工程管理部牵头主办;
物资、设备采购等合同或协议由计划物资部主办;
监理、检测等合同或协议由安全质量部主办;
融资、财务等合同或协议由财务部主办;
对外宣传、后勤保障、法律事务等合同由综合部主办;
征地拆迁方面事宜由征地拆迁办公室主办
第八条合同主办部门应当建立合同承办专人负责制度,承办人发生变化时,必须做好资料的完整移交。
第九条公司聘请法律顾问,法律顾问的基本职责是:
(一)受理公司法律咨询;
(二)受委托起草合同文本;
(三)审查合同;
(四)协助处理合同纠纷;
(五)受委托代理诉讼或仲裁;
(六)对公司有关人员进行法律知识培训。
第三章合同的审查与签订
第十条合同签订一律采用书面形式,严禁口头协议和非正式书面协议,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第十一条按公司《招标管理办法》规定必须进行招标的项目,其合同的签订根据《招投标法》和《政府采
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