资料归档管理制度.pptx

资料归档管理制度制作人：XXX时间：20XX年X月

目录第1章简介

第2章制度要求

第3章制度责任

第4章制度评估

第5章制度宣贯

第6章总结

第7章结束

01第1章简介

背景介绍随着信息技术的飞速发展和各类信息的快速增长，对于各种数据的管理和保护越来越重要。资料归档管理制度作为一种重要的信息管理方式得到了广泛的应用。

定义资料归档管理制度是指通过规范化的管理流程和制度要求，对各类应用于企业运营的业务数据进行合理归档、备份和保护的一种管理制度。

实施意义资料归档管理制度的实施能够有效提高数据的使用效率，减少数据管理成本，优化管理流程，保证企业信息安全。

制度框架资料归档管理制度的框架结构包括：

1.归档流程：对资料进行分类、存档、检索和销毁；

2.责任制度：明确各级部门及个人的职责和权限；

3.制度文件：详细阐述各项管理内容和制度要求。

归档流程按照业务、类型等分类，建立目录结构资料分类0103通过指定条件或关键字查询归档资料资料检索02将资料保存到指定位置，进行备份和加密资料存档

责任制度负责资料归档管理制度的制定和全面监督总经理负责资料归档管理制度的实施和监督行政部门负责设备和系统的维护和管理IT部门负责归档和查询自己部门的资料各部门员工

制度文件明确资料归档的管理流程、责任和制度文件的要求资料归档管理制度明确对企业数据进行备份的管理流程、责任和制度文件的要求数据备份管理制度明确对企业信息安全保障的管理流程、责任和制度文件的要求信息安全保障制度

实施过程针对企业实际情况，制定详细的资料归档管理制度文件制定制度文件针对不同职责的员工，进行资料归档管理制度的培训培训员工根据制定的资料归档管理制度，建立相应的归档系统和归档流程建立归档系统定期对归档系统的运行情况进行监督和评估，不断完善制度监督和评估

02第2章制度要求

归档原则归档管理的原则包括完整性、可追溯性、保密性等，可以确保归档信息的真实性和准确性。

归档方法将纸质档案转换为数字档案进行管理数字化档案管理对于不能数字化的档案进行传统的纸质管理纸质档案管理

文件命名采用有意义的文件名

避免使用过长的文件名

避免使用特殊字符文件存储选择合适的存储介质

按照归档级别进行存储

定期备份存储数据文件保密根据文件级别采取相应的保密措施

严格保护文件的安全性

遵守保密规定归档标准文件分类按照归档级别分类

按照文件类型分类

按照时间分类

归档流程对需要归档的文件进行整理和备份文件准备按照归档标准进行归档归档对归档结果进行审查和确认审核

数字化档案管理数字化档案是将纸质档案转换为数字格式的方式进行管理。数字化档案具有易管理、易查询、易传播等优点。

数字化档案管理的优点数字化档案可以进行电子化管理，减少了物理存储的压力易管理数字化档案可以进行便捷的全文检索，方便了信息查找易查询数字化档案可以通过网络进行传播，方便了信息共享易传播数字化档案具有数据备份和恢复能力，保证数据的安全性可靠性高

纸质档案管理纸质档案是传统的档案管理方式，它需要通过人工进行分类和整理，比较繁琐。

信息共享纸质档案信息共享不方便

需要通过物流等方式共享易丢失纸质档案容易被遗失或者损坏

对于历史文献等档案，损失难以弥补维护成本对于纸质档案的维护成本较高

需要对档案进行定期保养纸质档案管理的不足之处存储空间纸质档案需要占用大量存储空间

存储空间有限，难以扩展

文件分类标准按照文件紧急程度、保密程度等级别划分归档级别按照文件所属的类型进行划分，比如财务文件、人事文件等文件类型按照文件的时间顺序进行划分时间

文件存储文件存储是归档管理的一个重要环节，需要选择合适的存储介质，保证数据的安全性和稳定性。

文件存储介质的选择硬盘存储稳定性好，容量大，适用于存储大量数据硬盘U盘便携，易于携带和传输数据U盘云存储具有高安全性和高可靠性云存储光盘存储容量大，适用于长期保存数据光盘

03第3章制度责任

责任分工明确各级别部门、人员的责任制定责任分工方案

责任落实提高员工对制度的认识和执行能力培训将制度执行情况纳入考核指标考核

违规处理保证制度的严肃性和权威性制定相应措施

优化方案深入剖析责任落实中出现的问题问题分析制定相应的改进方案优化方案

制定责任分工方案制定责任分工方案是落实资料归档管理制度的重要环节。该方案应明确各级别部门、人员的具体责任，确保资料的准确性和及时性。

培训向全体员工宣传相关制度，让员工充分了解制度的意义和执行要求制度宣传安排专门的培训课程，培训员工归档管理的基本知识和操作技能集中培训定期组织员工交流学习心得和操作经验，促进彼此学习和进步日常交流

考核制定与资料归档管理制度相适应的考核标准制定考核标准