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秘书复习资料

模块一

一、秘书的来由与定义

来由:秘书一词最早出现在汉代,最初的涵义不是指人,而是指物:一是宫中秘

藏之书。二是指用隐语预卜吉凶或未来做出预言的。东汉恒帝时,秘书一词开始用

作官员职务名称。东汉曹操设秘书令。(1)曹操所设秘书令,是我国历史上第一次出

现于现代秘书一词涵义基本相同的古代秘书官职。(2)孙中山领导的中华民国临时

政府下设秘书处。

定义:所谓秘书,是指组织或主管的助手,其任务是在认可的职权范围内,提供

辅助工作与综合服务,并能运用办公室的工具设备,从事组织与主管指定的行政性任

务的人员。

二、秘书工作的原则

基本原则:准确、迅速、求实、保密。

1、准确,是对秘书工作质量的要求。

2、迅速,是对秘书工作效率的要求。

3、求实,是对秘书工作的基本要求。

4、保密,既是对秘书人员的要求,也是秘书工作的基本原则。

三、秘书工作的内容

广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指由

正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常说的秘书业务工作。

广义的:第一类,事务性工作;第二类,管理性工作;第三类,沟通支援性工作。

四、秘书工作的特点

1、从属性;

2、被动性;

3、事务性;

4、综合性。

五、秘书工作的作用

1、枢纽作用;

2、参谋助手作用;

3、形象作用;

4、创造时间作用。

23页案例的思考题

一、秘书应具备的知识素养

1、基础知识;

2、专业知识;

3、相关知识。

二、秘书应具备的能力

1、表达能力;

2、领悟能力;

3、办事能力;

4、沟通能力;

5、信息处理能力;

6、操作能力。

模块二

微观环境

一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响

1、空间环境;

2、视觉环境;

3、听觉环境;

4、空气环境;

5、健康与安全环境。

办公室环境对秘书工作效率的影响从以下三点说明:

1、作业方面:办公环境的秘书人员的器官功能、知觉感受、体力消耗、心理

反应都有直接影响。

2、生理方面:环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜,会增加秘书的

体力消耗,体力消耗过多则容易疲劳,使工作兴趣减低,兴趣低了,工作效率也随之下

降。

3、心理方面:办公环境不适宜会引起秘书对工作厌烦的心理反应。心理厌烦

导致人的精神苦闷、抑郁和怨怒。

二、办公室环境的管理原则

1、方便;

2、舒适整洁;

3、和谐统一;

4、安全。

温度:一般来讲,秘书工作环境中最舒适并有益健康的工作温度是15

20℃。湿度为40%60%。65页案例

电话事物管理

一、过滤电话的注意事项和基本要求

1、接听重要电话,准确为第一原则;

2、接听纠缠电话,审清情况,软中见硬,有效回绝,自留余地。

3、过滤恐吓电话,秘书要镇定,并做好录音工作,以便后面再处理。

4、过滤唠叨电话,一般采用善意的谎言法。

5、过滤代接电话,;第一种,领导不在时,这类电话语言要热情得体,表达既不

能冷冰冰,又不能过于热情,强人所难。第二种,领导不能马上接电话,这类电话秘书

不能让客人在等待着显得急躁,应每隔到秒给客人打招呼。第三种,领导在办公室,

秘书为领导挡驾,要根据电话的意图、重要程度判断转接电话是否打扰领导工作。

日程安排的基本要求

1、统筹兼顾;

2、安排规范;

3、效率原则;

4、突出重点;

5、留有余地;

6、适当保密;

7、事先同意。约会安排的基本原则

1、要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。

2、要区分轻、重、缓、急,合理安排约见。

3、协助临高搜集有关信息,使领导事先做到心中有数。

4、酌情弹性

5、办公室人员要注意提醒领导准时赴约,如果领导不能按事先约好的时间进

行约见,办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约,不误约,不失约。

模块三

文书撰写

1、简报;

2、发言