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秘书复习资料
模块一
一、秘书的来由与定义
来由:秘书一词最早出现在汉代,最初的涵义不是指人,而是指物:一是宫中秘
藏之书。二是指用隐语预卜吉凶或未来做出预言的。东汉恒帝时,秘书一词开始用
作官员职务名称。东汉曹操设秘书令。(1)曹操所设秘书令,是我国历史上第一次出
现于现代秘书一词涵义基本相同的古代秘书官职。(2)孙中山领导的中华民国临时
政府下设秘书处。
定义:所谓秘书,是指组织或主管的助手,其任务是在认可的职权范围内,提供
辅助工作与综合服务,并能运用办公室的工具设备,从事组织与主管指定的行政性任
务的人员。
二、秘书工作的原则
基本原则:准确、迅速、求实、保密。
1、准确,是对秘书工作质量的要求。
2、迅速,是对秘书工作效率的要求。
3、求实,是对秘书工作的基本要求。
4、保密,既是对秘书人员的要求,也是秘书工作的基本原则。
三、秘书工作的内容
广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指由
正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常说的秘书业务工作。
广义的:第一类,事务性工作;第二类,管理性工作;第三类,沟通支援性工作。
四、秘书工作的特点
1、从属性;
2、被动性;
3、事务性;
4、综合性。
五、秘书工作的作用
1、枢纽作用;
2、参谋助手作用;
3、形象作用;
4、创造时间作用。
23页案例的思考题
一、秘书应具备的知识素养
1、基础知识;
2、专业知识;
3、相关知识。
二、秘书应具备的能力
1、表达能力;
2、领悟能力;
3、办事能力;
4、沟通能力;
5、信息处理能力;
6、操作能力。
模块二
微观环境
一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响
1、空间环境;
2、视觉环境;
3、听觉环境;
4、空气环境;
5、健康与安全环境。
办公室环境对秘书工作效率的影响从以下三点说明:
1、作业方面:办公环境的秘书人员的器官功能、知觉感受、体力消耗、心理
反应都有直接影响。
2、生理方面:环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜,会增加秘书的
体力消耗,体力消耗过多则容易疲劳,使工作兴趣减低,兴趣低了,工作效率也随之下
降。
3、心理方面:办公环境不适宜会引起秘书对工作厌烦的心理反应。心理厌烦
导致人的精神苦闷、抑郁和怨怒。
二、办公室环境的管理原则
1、方便;
2、舒适整洁;
3、和谐统一;
4、安全。
温度:一般来讲,秘书工作环境中最舒适并有益健康的工作温度是15
20℃。湿度为40%60%。65页案例
电话事物管理
一、过滤电话的注意事项和基本要求
1、接听重要电话,准确为第一原则;
2、接听纠缠电话,审清情况,软中见硬,有效回绝,自留余地。
3、过滤恐吓电话,秘书要镇定,并做好录音工作,以便后面再处理。
4、过滤唠叨电话,一般采用善意的谎言法。
5、过滤代接电话,;第一种,领导不在时,这类电话语言要热情得体,表达既不
能冷冰冰,又不能过于热情,强人所难。第二种,领导不能马上接电话,这类电话秘书
不能让客人在等待着显得急躁,应每隔到秒给客人打招呼。第三种,领导在办公室,
秘书为领导挡驾,要根据电话的意图、重要程度判断转接电话是否打扰领导工作。
日程安排的基本要求
1、统筹兼顾;
2、安排规范;
3、效率原则;
4、突出重点;
5、留有余地;
6、适当保密;
7、事先同意。约会安排的基本原则
1、要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。
2、要区分轻、重、缓、急,合理安排约见。
3、协助临高搜集有关信息,使领导事先做到心中有数。
4、酌情弹性
5、办公室人员要注意提醒领导准时赴约,如果领导不能按事先约好的时间进
行约见,办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约,不误约,不失约。
模块三
文书撰写
1、简报;
2、发言
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