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商务文件的写作技巧

想写公文，首先要明白什么是公文。边肖收集商务公文的写作技巧。

欢迎阅读。

所谓公文，是公文的简称，是国家机关在行政管理过程中，根据规定的

格式为办理公务而制作的书面材料。正式文件的种类主要包括：吩咐、

提案、确定、公告、通知、报告、请示、答复、看法、信函和会议纪要。

在各类企业中，所指的正式文件一般为业务文件，主要分为介绍报告、

请示、会议纪要、工作安排要点、公司及产品介绍、信函、演讲稿、可

行性报告、工作总结、市场调研报告、说明等。

公文拟写的步骤与方法

公文写作的步骤和方法一般与一般文章相像。然而，由于公文的性质、

功能和写作要求的不同，在撰写公文时存在一些须要特殊留意的问题。

公文的起草通常根据以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何正式文件都是依据工作的实际须要打算的。因此，在写作之前，我

们必需首先了解帖子的主题，即帖子的主题和目的，包括以下内容：

1.文件的中心内容是什么？比如相关工作的改进主要提出现状。存在

哪些问题，解决方法，以及须要帮助的事项；如有要求，请上级部门回

复或解决问题。

2.依据文件内容，你准备用什么语言？比如汇报工作状况，是写专题

报告还是简报；针对下级沟通中反映的问题，是写指令还是回复，或者

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是规定性质的通知等。

3.定义发送文档的范围和阅读对象。比如向上级汇报工作，或者向有

关单位宣扬介绍阅历；是供领导和相关部门人员阅读，还是传达给全

部人员。

4、明确文件的详细要求。比如是否要求对方了解，或者要求对方答复，

是否由接收机关执行，或者参照执行，探讨参考，征求看法等。

总之，要明确采纳什么方法，主要说明什么问题，达到什么目的。只有

熟识这些问题，我们才能动笔。

二、收集有关资料，进行调查探讨

在明确了帖子的目的和主题后，我们可以收集材料，围绕这个主题进

行一些调查探讨。当然这要依据详细状况，不是每一个要写的公文都

要进行这一步的工作。比如写一个简短的通知和公告，一般来说不须

要做特地的收集资料和调查探讨的工作。明确了帖子的主旨之后，略

微考虑一下就可以起先写了。但是问题比较困难，须要详细分析归纳。

比如起草长文件、工作安排、工作总结、规章制度、工作指令等时。往

往须要收集相关资料，进行进一步的调查探讨。

对于要写的公文，如何收集材料，进行调查探讨？首先，收集和阅读相

关的书面材料；二是在实践中收集生活资料。比如起草部门年度工作

安排，须要查阅去年的工作安排和工作总结，参考先进企业的类似工

作安排等。并且还探讨了本部门今年面临的形势，以及今年中心任务

的要求。

总之，资料的收集和调查探讨是一个酝酿的过程，为了驾驭全面而大

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量的资料去了解问题的各个方面，然后经过分析和思索产生理解的飞

跃。

三、拟出提纲，支配结构

在收集资料的基础上，拟定写作提纲。提纲是要写的文件的主要内容，

它的主要框架是勾画出来的，这样在正式写作之前，就可以对整篇论

文进行全方位的编排，使写作进展顺当，避开倒带

提纲可以依据公文的详细状况、个人习惯、写作水平来细化。对于一篇

短文，可以大致支配一下文档的结构，先写什么问题，再依次写什么问

题，主要分为几层意思等。对于一份又长又重要的文件，往往须要拟定

一个具体的提纲，包括文件分为几个部分，每个部分又分为几个问题，

每个问题的题目和要点以及用什么详细材料来说明。大纲不须要许多

字，也不须要细看字。当然，须要集体探讨或送领导批阅的大纲除外。

写提纲是一个特别重要的构思过程，文件的基本思路可以由相关人员

集体探讨修改，使提纲日臻完善。对于两人以上写的文件，更须要一起

探讨和写提纲，避开重复、脱节或冲突。

四、落笔起草、拟写正文

结构支配好后，要明确陈述，紧扣主题，根据要求所列依次写正文。写

作要留意两点：

1、要旗帜显明，用料得当。也就是说，要用看法指挥材料，让材料为

看法服务。材料的运用要能说明问题，做到材料和观点的统一。在写作

中，要留意观点清楚，用词不要模棱两可，模棱两可，或者模棱两可。

假如观点不清，那就是混淆。有些文件，只有看法，没有实际材料，会

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让人觉得抽象、空洞、缺乏依据、缺乏劝服力。但假如只是排列材料，

没有明确的观点，会让人搞不清应当说明什么问题，也不会明白发帖

的意图，尤其是状况报告和工作报告的