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商务文件的写作技巧
想写公文,首先要明白什么是公文。边肖收集商务公文的写作技巧。
欢迎阅读。
所谓公文,是公文的简称,是国家机关在行政管理过程中,根据规定的
格式为办理公务而制作的书面材料。正式文件的种类主要包括:吩咐、
提案、确定、公告、通知、报告、请示、答复、看法、信函和会议纪要。
在各类企业中,所指的正式文件一般为业务文件,主要分为介绍报告、
请示、会议纪要、工作安排要点、公司及产品介绍、信函、演讲稿、可
行性报告、工作总结、市场调研报告、说明等。
公文拟写的步骤与方法
公文写作的步骤和方法一般与一般文章相像。然而,由于公文的性质、
功能和写作要求的不同,在撰写公文时存在一些须要特殊留意的问题。
公文的起草通常根据以下步骤进行:
一、明确发文主旨
任何正式文件都是依据工作的实际须要打算的。因此,在写作之前,我
们必需首先了解帖子的主题,即帖子的主题和目的,包括以下内容:
1.文件的中心内容是什么?比如相关工作的改进主要提出现状。存在
哪些问题,解决方法,以及须要帮助的事项;如有要求,请上级部门回
复或解决问题。
2.依据文件内容,你准备用什么语言?比如汇报工作状况,是写专题
报告还是简报;针对下级沟通中反映的问题,是写指令还是回复,或者
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是规定性质的通知等。
3.定义发送文档的范围和阅读对象。比如向上级汇报工作,或者向有
关单位宣扬介绍阅历;是供领导和相关部门人员阅读,还是传达给全
部人员。
4、明确文件的详细要求。比如是否要求对方了解,或者要求对方答复,
是否由接收机关执行,或者参照执行,探讨参考,征求看法等。
总之,要明确采纳什么方法,主要说明什么问题,达到什么目的。只有
熟识这些问题,我们才能动笔。
二、收集有关资料,进行调查探讨
在明确了帖子的目的和主题后,我们可以收集材料,围绕这个主题进
行一些调查探讨。当然这要依据详细状况,不是每一个要写的公文都
要进行这一步的工作。比如写一个简短的通知和公告,一般来说不须
要做特地的收集资料和调查探讨的工作。明确了帖子的主旨之后,略
微考虑一下就可以起先写了。但是问题比较困难,须要详细分析归纳。
比如起草长文件、工作安排、工作总结、规章制度、工作指令等时。往
往须要收集相关资料,进行进一步的调查探讨。
对于要写的公文,如何收集材料,进行调查探讨?首先,收集和阅读相
关的书面材料;二是在实践中收集生活资料。比如起草部门年度工作
安排,须要查阅去年的工作安排和工作总结,参考先进企业的类似工
作安排等。并且还探讨了本部门今年面临的形势,以及今年中心任务
的要求。
总之,资料的收集和调查探讨是一个酝酿的过程,为了驾驭全面而大
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量的资料去了解问题的各个方面,然后经过分析和思索产生理解的飞
跃。
三、拟出提纲,支配结构
在收集资料的基础上,拟定写作提纲。提纲是要写的文件的主要内容,
它的主要框架是勾画出来的,这样在正式写作之前,就可以对整篇论
文进行全方位的编排,使写作进展顺当,避开倒带
提纲可以依据公文的详细状况、个人习惯、写作水平来细化。对于一篇
短文,可以大致支配一下文档的结构,先写什么问题,再依次写什么问
题,主要分为几层意思等。对于一份又长又重要的文件,往往须要拟定
一个具体的提纲,包括文件分为几个部分,每个部分又分为几个问题,
每个问题的题目和要点以及用什么详细材料来说明。大纲不须要许多
字,也不须要细看字。当然,须要集体探讨或送领导批阅的大纲除外。
写提纲是一个特别重要的构思过程,文件的基本思路可以由相关人员
集体探讨修改,使提纲日臻完善。对于两人以上写的文件,更须要一起
探讨和写提纲,避开重复、脱节或冲突。
四、落笔起草、拟写正文
结构支配好后,要明确陈述,紧扣主题,根据要求所列依次写正文。写
作要留意两点:
1、要旗帜显明,用料得当。也就是说,要用看法指挥材料,让材料为
看法服务。材料的运用要能说明问题,做到材料和观点的统一。在写作
中,要留意观点清楚,用词不要模棱两可,模棱两可,或者模棱两可。
假如观点不清,那就是混淆。有些文件,只有看法,没有实际材料,会
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让人觉得抽象、空洞、缺乏依据、缺乏劝服力。但假如只是排列材料,
没有明确的观点,会让人搞不清应当说明什么问题,也不会明白发帖
的意图,尤其是状况报告和工作报告的
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