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公司项目档案管理制度

公司项目档案管理制度

一、总则

为规范公司项目档案的收集、整理、存储和利用，提高档案管

理的效率和质量，制定本档案管理制度。

二、档案管理的范围和内容

1.档案管理的范围：所有与公司项目相关的档案，包括合同、

报告、计划、会议纪要、变更申请、验收报告等。

2.档案管理的内容：

（1）档案的收集：项目档案由项目经理负责收集，要确保收

集到全面、准确的档案。

（2）档案的整理：项目经理应对收集到的档案进行分类、整

理、归档，确保档案有序、易于查找。

（3）档案的存储：档案应按照一定的规则存放，要求存储环

境干燥、通风良好，定期消毒防潮。

（4）档案的利用：项目经理和相关人员可以通过申请的方式

利用档案，但必须按照流程进行申请，并在使用后及时归还。

三、档案管理的流程

1.收集阶段：

（1）项目经理通过与相关人员进行沟通，了解项目的具体情

况，制定档案收集计划，并告知相关人员。

（2）相关人员根据计划，按照要求提供项目档案。

2.整理阶段：

（1）项目经理对收集到的档案进行初步整理，按照时间、地

点、部门等要素进行分类。

（2）对于重要的档案，项目经理要进行编号，并制定档案目

录，便于查找。

3.存储阶段：

（1）档案应存放在专门的档案室或柜中，不得存放在一般办

公区域。

（2）档案室或柜应定期进行巡查，确保存放环境的安全。

（3）重要的档案应备份存储，以防意外损失。

4.利用阶段：

（1）利用档案前，项目经理和相关人员应填写档案利用申请

单，并经过相关人员的审批。

（2）项目经理和相关人员必须按照申请单上的规定进行档案

的利用，不得违规使用。

（3）利用完档案后，必须及时归还，并填写档案归还单，以

确保档案的完整性和安全性。

四、档案管理的责任

1.项目经理负责项目档案的收集、整理、存储和利用工作，并

对档案管理进行监督。

2.相关人员应协助项目经理完成档案管理工作，如提供项目档

案、协助整理档案等。

3.公司领导应对档案管理进行监督，定期检查档案管理的情况，

确保档案管理制度的执行。

五、档案管理的处罚措施

1.对于不按规定提供项目档案的个人，将视情况给予相应的处

罚，包括扣减工资、追究责任等。

2.对于故意破坏、篡改或丢失档案的个人，将依法追究责任，

并给予相应的处罚。

3.对于违规使用档案的个人，将依法追究责任，并给予相应的

处罚。

六、档案管理的监督和评估

1.公司领导定期检查档案管理的情况，对违规行为进行严肃处

理，对档案管理的合规情况进行评估。

2.档案管理评估结果将同项目经理和相关人员进行沟通，并采

取相应的改进措施。

七、附则

本档案管理制度自颁布之日起实施，如有补充或修改，需经公

司领导批准。八、档案管理的保密措施

1.公司项目档案属于敏感信息，项目经理和相关人员应对档案

的保密性负责。不得以任何形式外泄或泄露档案内容。

2.档案室或柜应设有安全锁，只有经过授权的人员才能进入，

并定期更换锁密码，确保档案的安全。

3.项目经理和相关人员应定期进行安全培训，提高保密意识和

能力，确保档案的保密性。

4.在档案利用阶段，项目经理和相关人员应对利用档案的人员

进行身份核实，并签署保密协议，确保档案的安全。

九、档案管理的电子化和数字化

1.随着科技的进步，公司可以考虑将部分档案进行电子化和数

字化管理，以提高档案的存储、查找和利用效率。

2.电子化和数字化档案的管理应符合相关法律法规和信息安全

要求，确保档案的完整性、可靠性和安全性。

3.电子化和数字化档案应进行备份存储，以防意外损失，并定

期进行数据迁移和更新，以确保档案的可持续管理。

4.项目经理和相关人员使用电子化和数字化档案时，应遵循相

关的操作规程，不得违规复制、传播或篡改档案。

十、档案管理的持续改进

1.公司应定期进行档案管理工作的绩效评估，以确保档案管理

制度的有效执行，并及时发现和解决存在的问题。

2.根据评估结果，公司应制定相应的改进措施，完善档案管理

的流程和规定，并进行相应的培训和宣传工作。

3.公司可以通过引进先进的档案管理系统或技术，提高档案管

理的效率和质量，实现数字化档案的智能化管理。

十一、附则

1.本档案管理制度适用于所有公司项目，不得以任何理由免除

执行。

2.公司领导应对档案管理的改进和执行情况进行定期评估和审

查，确保档案管理制度的有效执行。

3.公司可以根据实际情况对本档案管理制度进行补充或修改，

并经过公司领导批准后执行。

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