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资质证照管理制度
编号：XXXX-XZ-03
版本：1.0
生效日期：
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XXXX有限公司
编号：XXXX-XZ-03
版本：1.0
生效日期：
管理体系文件
资质证照管理制度
发放编号：
编制：
审核：
批准：
版本修订记录
序号
修订日期
修订内容
修订人
版本
备注
1
目的
加强公司证照管理，明确证照的使用权限，规范证照的使用程序，使证照的使用得到有效控制。
适用范围
适用于总部及城市公司资质证照的保管及使用管理。
术语定义
无
职责
部门名称
具体职责
集团总部行政管理部门
负责总部资质证照的升级、年审、变更及保管。
城市公司行政管理部门
负责城市公司资质证照的升级、年审、变更及保管。
管理制度
证照种类
种类
示例
公司营业相关证照
《公司营业执照》、《资质证书》、《开户许可证》
公司为员工办理的相关证照
《职称证书》、《执业资格证书》
公司获得的各种荣誉证书
无
公司其它各类证照
无
证照办理
证照种类
办理部门根据组织管理手册进行调整
根据组织管理手册进行调整
备注
《公司营业执照》、《开发资质证书》等营业相关证照
办公室办理
《开户许可证》等财务类相关证照
财务部办理
公司员工个人职称
由总部办公室行政岗负责按照规定日期进行办理
办理后总部办公室留存，并做好《资质证照备案登记台帐》与证照编号
公司其它各类证照
总部及城市公司相关部门根据实际需要到相关部门申办及年审
资质证照启用及保管
启用要求
启用公司的资质证照，要按正式行文规定的启用日期执行。
保管要求
公司所有的资质证照应集中由办公室行政岗负责保管；
办公室档案管理岗要把《资质证照备案登记台帐》立卷归档，永久保存；
公司获得的各种荣誉证书指定公司档案室保管。
资质证照使用
使用方式
申请程序及注意事项
直接使用
由使用部门向办公室主任提出申请，获批后到办公室行政岗处使用并在《资质证照使用登记表》上进行登记
外借使用
须经公司办公室分管领导审批或授权审批后方可借出使用，外携资质证照使用完毕后应及时归还办公室
复印使用
应在《资质证照使用登记表》中注明，证照管理人员在发放资质证照复印件时，应加盖“再次复印无效”章
资质证照管理检查
检查人
办公室档案管理岗
检查时间
每年12月
检查对象
对总部及下属公司相关部门
检查内容
资质证照管理和使用情况
管理要求
《资质证照使用登记表》每年一簿，年终移交档案室；
资质证照保管部门负责人要经常对资质证照管理人员的工作进行检查、指导，注意政治思想教育，对不适合工作的人员应及时予以调整，确保资质证照管理万无一失；
各部门如发现资质证照遗失或被伪造，必须立即向办公室档案管理岗报告，并报发证机关以便及时采取补救措施，避免不必要的损失。
检查结果
检查中发现资质证照管理人员违反使用要求的，造成严重后果的按公司的有关规定追究相关人员的行政、经济或法律责任。
资质证照废止或销毁
申请人
由保管人员提出并填写《资质证照销毁申请单》
审批程序
经分管领导审核、总经理核准后交由专人废止
处理程序
废止的资质证照应保留3-6月；
资质证照销毁应由办公室档案管理岗组织；
销毁时必须坚持多人监销（至少两人）；
销毁资质证照时监销人应在《资质证照备案登记台账》上签名证实。
其他说明
资质证照废止后，如公安机关规定应交回的，要交回公安机关，并在《资质证照备案登记台账》上注明证照已交回公安机关。
相关附件
资质证照备案登记台账
资质证照使用登记表
资质证照销毁申请单
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