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企业内部控制基本规范及三个指引第七章采购业务

第七章采购业务

关于采购业务。采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等

相关活动。采购业务需要由供应、采购、收货、财会各部门共同协助

完成。将采购业务中的预算、采购、验收、付款等部门工作的授权审

批分离开来，预算员、采购员、验收员、保管员、记账员、出纳员在

各自的授权范围内处理业务，各负其责，不得相互代替。

采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺

或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式

不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，致使采购物资

质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付款审核不严，

造成采购物资、资金损失或信用受损。

为此，采购业务应用指引，要求企业加强请购、审批、购买、验

收、付款、采购后评估等环节的风险管控，确保物资采购满足企业生

产经营需要。

一是，要求企业的采购业务尽量集中，避免多头采购或分散采购，

以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。

二是，要求企业建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的

类型，确定归口管理部门，明确相关部门或人员的职责权限及相应的

请购和审批程序。

三是，要求企业建立科学的供应商评估和准入制度，根据市场情

况和采购计划合理选择采购方式，建立科学的采购物资定价机制，并

根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况签订采购合同，明确

双方权利、义务和违约责任。

四是，要求企业建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专

门的验收机构或验收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，

应当查明原因并及时处理。

五是，要求企业加强采购付款的管理，明确付款审核人的责任和

权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容，

审核无误后按照合同规定及时办理付款。

六是，要求企业建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在采购合同中明确退货事

宜，及时收回退货货款。

第一节关键内部控制

企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务

相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、

付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和

程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中

的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需

要。

为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、

合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该

系统中凭证要连续编号、记录，签字盖章，做到账证、账账、账表、

账实相符，并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理，

这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现

象。

一、购买与审批

企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采

购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业

务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组

织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。企业除小额零星物资或

服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。

企业应当建立购买公示制度，确保采购信息公开、透明。

（一）职责分工

企业采购业务的不相容岗位至少包括：

1.请购与审批。

2.供应商的选择与审批。

3.采购合同协议的拟订、审核与审批。

4.采购、验收与相关记录。

5.付款的申请、审批与执行。

（二）授权审批制度

企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限，根据生产经

营的客观需要，确定采购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款

方式等相关内容。

企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对于超预算和

预算外采购，应当履行预算调整程序。建立严格的购买审批制度，明

确审批权限，根据生产经营的客观需要，确定采购项目、质量等级、

可选供应商以及交货付款方式等相关内容。大宗采购应当采用招标方

式，规定最高限价，实行比价采购。采购项目技术含量较高的，应当

组织相关专家进行论证。

根据采购与付款业务，控制的审批要点主要包括：企业的生产计

划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定

生产授权