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检验档案资料管理制度

一、目的

对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量管理体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。

二、范围

适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

档案管理主要责任部门为办公室，具体负责人为资料员。

四、程序

1、中心制定《文件控制和管理程序》、《记录控制程序》、《档案管理程序》；

2、对《质量手册》、《程序文件》等管理体系文件的控制和管理，需严格按照《文件控制管理程序》执行；

3、对管理记录、技术记录等档案的控制和要求，需严格按照《记录控制程序》执行；

4、对所有的记录、证书、报告和文件的归档和管理，需严格按照《档案管理程序执行》。

五、档案的保存和管理

1、档案需在专门的区域集中管理，能防盗、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；

2、记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，严格执行《保护客户机密和所有权程序》；

3、电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整；

4、资料员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，依照相应程序填写《受控文件清单》、《质量记录清单》等记录；

5、档案的借阅需严格执行《文件控制和管理程序》、《记录控制程序》、《档案管理程序》相应规定，未经许可资料员不得擅自借阅资料档案；

6、档案的销毁需严格按照《记录控制程序》、《档案管理程序》的要求执行，资料员不得擅自销毁资料档案。

六、责任追究

任何人员违反以上档案管理制度的，视情节进行警告或经济处罚；情节严重造成重大事故或损失的，给予行政处分，直至辞退。

七、档案的管理流程

收集编目

收集

编目

归档与保存

检索与借阅

储存、保管与维护

清理、销毁和处置