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内部控制流程管理之采购与付款管理流程1

采购及付款管理流程

采购管理流程

对供应商进行评估考核，选择出保证质量、价格合理、按期交货、服务及商务条件良好

的供应商；确保采购文件正确、有效；确保及时采购到符合规定要求的物资。

1、归口部门采购职能

1．1采购部：原辅料、包装物、化学制品、部分小五金（辅料库）、生产劳保用品等等；

1．2设备支持部：生产设备、生产备件、生产用小五金（五金库）；

1．3市场部：各类促销用品、陈列柜及各类广告物资；

1．4信息部：电脑硬件、电脑软件、电脑配件、服务器、打印机、复印机、投影仪等，包

括以上各种设备用耗材；

1．5公司行政办：各类办公用品及杂项（各类生活用品、后勤劳保用品、电话机等等）

2、供货商的评估及选择

2．1合格供应商的条件：

2．1．1有良好的质量保证体系，材料性能符合双方签订的有关技术质量协议中的规定；

2．1．2价格合理，商务条件优越；

2．1．3具有良好的供应能力和售后服务；

2．1．4遵守合同，商誉良好；

2．1．5具有相关有效的证明文件。

2．2由归口部门采购人员根据公司物资需求信息，会同相关单位对满足条件之供应商进

行评估调查，确定符合条件之供应商后，由采购人员维护「合格供货商资料表」并

存档，建立完整的供应商数据。

2．3主要生产物资采购应同时选择两家以上之供应商。

2．4供应商的确定应尽可能的采取招标方式。

2．5由上海总部规定统一采购之项目应在总部指定供应商采购。

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2．6供应商跟踪考核：由质量部综合判定合格与否，并由质量部不定期进行考核；采购

应参考质量部对供应商之考核结果，并应注意评价过低之供应商；采购应同时参考

财务部对供应商之财务信用状况考核结果，并应注意评价过低之供应商。年终由归

口部门采购填写「供应商年度评估报告」，由各部门综合对供应商进行考核，对不

合格供应商应提出整改意见，必要的应终止合作。

3、商务谈判及合同的订立

3．1采购人员依公司请购之需求优先选择经评鉴合格之供应商，进行商务谈判，谈判至

少参考两家以上之报价，再进行比价、议价，同时参考采购历史价格，经由比价、

议价达成最佳结果，确定物资采购之供应商。

3．2供应商确定之后，采购人员应填写「新增供应商信息（变更）申请表」，并按照权

限进行审批；审批通过的供应商如发生主数据信息变更（如公司名称变更、银行帐

号变化等），应填写「新增供应商信息（变更）申请表」，并按照权限进行审批。

3．3合同的订立应按照公司《合同管理制度》之流程执行，订立的合同（或者变更的合

同）应送交一份财务部备案。

4、物资采购作业

4．1物资请购

4．1．1各需求部门依部门实际需求与预测，根据适当的科学统计方法，有计划的进行物

资请购，并按要求填写「采购申请单」，部门经理应严格审查采购项目的必要性

和合理性。

4．1．2「采购申请单」由需求部门在每月第二个工作日递交归口部门物资采购人员，归

口部门物资采购人员汇总已审批的「采购申请单」集中采购；需求部门必须将当

月所需采购项目一次性申请，「采购申请单」已获批准后，若有特殊情况另需增

加采购项目的，须查明原因由总经理审批后，归口部门物资采购方可安排采购；

「采购申请单」应按照权限进行审批。

4．1．3紧急请购时，需求部门应详细填写「采购申请单」之紧急采购原因，依权限审批

后，以急件传送采购人员进行采购。

4．1．4需求部门若事后发现因请购物资规格变动或请购数量减少时，应立即通知采购人

员变动情况，并另行补办更改后之「采购申请单」，并注明原请购单号，更改人

在更改处签名确认。

4．1．5物资请购若需分批购进时，应于「采购申请单」内依据需求日期分开列支。

4．1．6公司行政办集中采购办公用低值易耗品及杂项（各类生活用品、后勤劳保用品等），

经由采购申请批准后行政办可直接采购，事后以「费用报销单」报销采购费用。

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4．2采购定单

4．2．1采购人员应依据「采购申请单」以及签定的采购合同，开