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文秘专业人才市场需求状况的调查报告

一、前言

文秘人员是一种社会从属性、服务性职业。秘书是领导同外界接触交往的重

要渠道,除了领导人本人直接收集的信息而外,一个单位的文件、电话、传真、报表

等信息,都是先由秘书收发登记处理的。所以文书工作、信息工作、接待工作等成

为秘书职业的经常性基础工作。在一定情况下,秘书还可能被授权代表领导人处理

某些事务,秘书部门的负责人或个别秘书常常起着领导的“代言人”、“代理

人”、接近行政助理的作用。领导工作的全面性,决定了辅助、服务于领导人工作

的秘书职业,也就必然带有强烈的全面性,它不同于任何专门职能部门,不会长期局

限于某项专门性的业务工作,但秘书必须全面综合各种信息,是领导的全方位助手。

随着信息社会、网络社会的高速发展,社会的分工愈加细化,各领域、各行业

的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离,为领导决策及实施提供服务的文秘

人员,在各个工作领域中就起到十分重要的作用。社会究竟需要什么样的文秘人才?

文秘人才又应具备哪些素质、职业能力?由于高校的不断扩招大学生已经不是以前

的抢手货,而是随处可见的待业人员。对于文秘专业的学生而言就业压力是不言可

喻的,因为很多其他专业的女学生未必都是从事与专业对口的行业相反的是从事文

秘方面的文职类工作,若再加上一些其他或有或无的状况时时出现,这对文秘专业的

学生的冲击力加大成了一种必然,因此对于文秘专业社会需求情况调查显得非常有

必要。

二、研究方法

研究所采用的方法:主要通过面谈与调查的方式对文秘专业的市场需求进行了

调研,较为全面地了解社会对文秘专业人才的需求情况,用人单位对文秘人员的技能

要求,以及文秘从业人员的薪金情况和文秘人员的职业生涯发展状况。

三、研究结果及分析

文秘类工作的社会需求在不断的增长,我们不能过分担心供大于求,只要做好

本职工作,及时了解市场信息并做到有永不懈怠的“进取心”、宠辱不惊的“平常

心”、谨小慎微的“细致心”,切实提升自己。前途是光明的,道路是曲折的。

1、社会对文秘专业人才的需求情况

国家机关、事业单位、全民所有制单位的文秘人员需求量在逐步递减,而外资

企业、民办企业的文秘人员需求量在逐步递增。大型单位分工较细,文秘人员的需

求量大,多以行政秘书工作为主,有专职文员、专职档案员、人事文员等,职责比较

单一中小型单位的文秘人员需求量小,一般出任文秘人员实际上是一种“综合秘

书”,也称为“办公室文员”,身兼多职,通过与从事此行业的人访谈所知,通常要照

顾到最基本的日常工作,即收发文件、接待来访客人方面。需要提到的一点是由于

国际贸易的日益发展,不难发现外企也需要用到文秘

人员,但对于英语更加偏重,至少也要能用日常英语与人沟通即有CET—4以上

的英语能力。虽然中小型单位对文秘人员需求量少,但中小型单位的数量呈增长趋

势,所以中小型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的。而且在经济、法

律、医务方面也需要增加文秘人员来协助管理工作。现阶段主要是以“综合秘

书”(办公室文员)以及总裁助理为岗位群体。“办公室文员”队伍迅速壮大,“商

务秘书”逐渐增多,同时,每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大,不断有新

兴的岗位诞生。由此可见,秘书的社会需求是相当大的。

2、用人单位对文秘人员的技能要求

用人单位认为好的秘书人员必须要有好的职业道德与素质中,包括随机应变,

任劳任怨,服从领导,当好参谋,善于合作,严于律己,实事求是,勇于创新,甘于奉献,

恪守信用,严守机密,遵纪守法,廉洁奉公。由此可见,大部分企事业单位最为看重的

是秘书本人的灵活程度与努力程度。而认为文秘专业应拓展的知识与能力如下:公

文写作能力,办公自动化设备操作能力,人际商务沟通技巧,人力资源管理,演讲与口

才,电子文件管理,书法。根据不同行业的要求要懂得本行业的专业知识背景、办公

室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。由此看出,现在社会上对文秘

的人际沟通协调能力,口头、笔头的表达能力都有了很高的要求。

除此之外,各单位还希望文秘具备业务背景,如生产部秘书职位要求化工或理

工科背景;涉外秘书职位要求至少要有英语四级证书、口语良好能进行基本的交流;

公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。不难发

现具备以上相关岗位条件的会优先录用。在新形势下,文秘人员的关键能力应更全

面,从业能力应更细致,关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力应更强。