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中诚认证

CTCCERTIFICATION

认证档案评审及认证决定的管理程序

CTC/P-18A/1

修订：质量技

修订：质量技术部2011-9-16

审核：陈家明2011-9-18

批准：刘分明

实施日期：2011-10-1

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2011-9-19

目的

规范CTC认证档案评审及认证决定的管理要求。

适用范围

CTC认证档案评审及认证决定的管理的全过程。

职责

审核组长为认证档案质量的第一责任人，负责在规定期限内将认证档案交付公司接收档案人员，并负责在规定期限内完成对认证评定部提出的评审问题的整改；

办公室认证档案接收人员负责认证档案的接收、整理，并在规定时限内交付到认证评定部；档案室负责认证档案的归档入库、保管、借阅等管理工作；

认证评定部负责认证档案的评审及对评审提出的问题整改情况跟踪验证，提出认证决定的推荐意见和对认证证书的最终验证，。

总经理负责认证决定的批准和认证证书的签发。

客户服务部负责认证证书及认证合格通知书的制作和发放。

管理程序

认证档案评审及认证决定的管理流程

审核组长形成认证档案——审核组长根据《审核资料移交记录表》对认证档案的齐全性进行自查、补充完善有关资料——审核组长在规定的时限内将认证档案交寄公司接收认证档案人员——办公室接收认证档案人员根据交档时限规定接收认证档案、进行登记、对不符合规定的认证档案拒绝接收——办公室接收认证档案人员整理装订认证档案——办公室接收认证档案人员将认证档案转交认证评定部——认证评定部将认证档案分发给有资格的评定人员——评定人员在规定时限内依据《认证档案评审细则》进行评审，并提出《评审问题清单》——认证评定部将评审问题清单传递给审核组长——审核组长在规定时限内对评审问题进行整改——审核组长将评审问题的整改证据报送认证评定部验证——认证评定部评定人员对审核组长报送的整改证据进行验证、对其中未满足整改要求的问题退回审核组长重新整改，直至其满足要求——评定人员依据符合要求的认证档案填写《认证决定审批表》，经总经理审批后，将《认证决定审批表》转送客户服务部证书制作人员——客户服务部证书制作人员依据《认证决定审批表》制作《认证证书》--—客户服务部证书制作人员将制作完成的《认证证书》转交证书确认人最后签字验证——客户服务部证书制作人员将验证合格的《认证证书》及《认证合格通知书》寄发获证客户。

认证档案上交到公司的时限

审核组长应在不符合报告有效关闭后，即时将认证档案交寄公司接收认证档案处。一般情况下，交寄时限应在一个月内；特殊情况（不符合报告关闭受外界条件约束、认证客户的意外情况等）下，审核组长须报经认证评定部核准同意，交寄时限延长至2个月。

若认证档案超过2个月未交回，对审核组长罚款1000元；超过3个月未交回，对审核组

长罚款3000元。

业务代表处罚款在业务代表处管理费中扣除。由外联部编写罚款明细，经审核部、质量技术部确认，交由财务部扣除。

总部的罚款由审核部编写明细，经质量技术部确认，交由财务部在审核费用中扣除。

对超期交回的档案，审核组长需及时有效整改。若由于认证组织的原因，超过3个月未交

回，组织可申请注销；若需要证书，则按照当次审核要求重新审核。

审核组长对认证档案的齐全性、真实性和有效性自查

审核结束后，审核组长整理形成认证档案，按照《审核资料移交记录表》规定的内容对认证档案的齐全性、真实性和有效性进行自查，在《审核资料移交记录表》的组长自查栏中划“∨”，并补充完善有关资料。

审核组长收到认证客户对不符合报告有效整改的证据，经验证合格后，装入认证档案，即时将认证档案交寄公司接收认证档案处。

审核组长对认证档案的齐全性、真实性和有效性负第一责任。

认证档案的接收、整理、装订

办公室接收认证档案人员根据交档时限规定接收认证档案、进行登记、对材料项目不齐全或交寄不符合时限规定的认证档案拒绝接收。

办公室接收认证档案人员按照《审核资料移交记录表》规定的顺序，整理、装订认证档案。

办公室接收认证档案人员在收到档案的1-2个工作日内，将认证档案转交到认证评定部

认证档案的评定

认证档案的登记、分发

认证评定部将接收待评的认证档案登记，在1-2个工作日内，按专业分发给有资格的评定人员。

认证评定人员的安排

认证评定人员须经技术研发部组织专业能力评定人员评价确定其认证评定能力；

评定人员一般由2人组成，其中1人必须是专业管理人员。特殊情况下由认证评定部组织有关人员集中评审。

任何情况下，参与认证评定的人员均不能是参加该项审核的人员