第二讲 Excel应用技巧(1、Excel功能操作).pptVIP

二、表格的建立和编辑（一）表格的建立指定数据的有效范围只能录入某种特征的数据一般只需要在“数据有效性”的“设置”下选择有效性允许条件即可实现。但对于数据特征较为复杂的，需用“自定义”条件，通过编写公式来实现，如在A1:A5中只允许录入第一位是6，第三位是8，总位数是4~7的数值：选定A1:A5→“数据”，“有效性”，“设置”，“允许”，“自定义”→在“公式”框中输入：=AND(A1*1,LEN(A1)3,LEN(A1)8,SEARCH(“6?8”,A1)=1)→勾选“忽略空值”，确定（例5）二、表格的建立和编辑（一）表格的建立指定数据的有效范围强制序时录入新录入数据的日期绝对不能早于已有记录的最大日期方法1：假如录入日期的单元格区域为A2:A100，选定→“格式”“单元格”，调出“单元格格式”对话框→“数字”中选择某种“日期”数字类型，确定→“数据”，“有效性”，“设置”，“允许”，“自定义”→在“公式”中输入：=N(A2)=N(A1)→勾选“忽略空值”，确定（例子6）方法2：选定A2:A100→“格式”“单元格”，调出“单元格格式”对话框→“数字”中选择某种“日期”数字类型，确定→“数据”，“有效性”，“设置”，“允许”，“日期”项→在“数据”下拉框中选“大于或等于”，在“开始日期”中输入：=MAX($A$2:$A2)→勾选“忽略空值”，确定（例子6）二、表格的建立和编辑（一）表格的建立指定数据的有效范围多级选择录入先选择录入某大项，然后选择录入属于此大项的小项。非常有用，如在“城市列表”工作表的第1行录入各省名称，然后在每列输入各省对应的城市名称→Ctrl+F3，在“定义名称”对话框中添加“city”和“province”两个名称，分别对应引用位置为“=城市列表!$A$2”和“=城市列表!$A$1:$G$1”→单击工作表标签以切换到“多级选择”工作表→选定A2:A11→“数据”，“有效性”“设置”，“允许”，“序列”，“来源”中输入：=province→勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”，确定→选定B2:B11→“数据”，“有效性”“设置”，“允许”，“序列”，“来源”中输入：=OFFSET(city,,MATCH($A2,province,)-1,COUNTA(OFFSET(city,,MATCH($A2,province,)-1,65535)))→勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”，确定。(例7)二、表格的建立和编辑（一）表格的建立用自动填写功能输入有规律的数据：有规律数字的填写：起始单元格输入初始值，下一单元格输入第2个数值→选定包含起始值的单元格区域→拖动填充柄至所需单元格，放开鼠标左键。

亦可用右键拖动填充柄，在出现的菜单中，选择“以序列方式填充”等。

起始单元格输入初始值→Ctrl+拖拽填充柄。文字自动填充：输入要重复出现的文字→选定→拖动填充柄二、表格的建立和编辑（一）表格的建立用自动填写功能输入有规律的数据：自定义序列的自动填充：设置序列：工具菜单中的“选项”→“自定义序列”选项卡→“输入序列”→“添加”钮→确定。自定义序列的自动填充：单元格中输入自定义序列中的任一项，并选择它→填充柄拖动。日期的自动填充：可以逐日、逐月、逐年填充，甚至可填充每月的最后一天。（右击填充）填充公式：填充柄数据自动填充时如不对，按右键（如日期的填充）二、表格的建立和编辑（一）表格的建立快速填充：双击填充控点，Excel会自动根据前一列的行数去填充。用预置小数位数（或尾0）法输入数字：若输入数字都具有相同的小数位数或都是相同的尾数0的整数，则“工具”菜单中的“选项”→“编辑”选项卡→选择“自动设置小数点”，“位数”框中输入正数表示小数位数，负数表示尾数为0的个数。1234→12.34（或123400）

若输入过程中需暂时取消该设置，可在输入完数据后输入小数点。二、表格的建立和编辑（一）表格的建立数据的分列：把其它软件处理的数据结果（如SAS）复制到Excel后，会出现一行的多列数据（多个变量）只占用一个单元格，这时就需要分列。

“数据”菜单的“分列”→向导中选“分隔符号”或“固定宽度”，下一步→设置字段（变量）宽度，建立分隔线……二、表格的建立和编辑（二）表格的编辑单元格部分内容的移动、复制、删除选定单元格中的部分内容→剪切、复制（或Del）→双击所要粘贴的单元格，粘贴→回车二、表格的建立和编辑（二）表格的编辑单元格内容的移动、复制、删除1）用鼠标拖动的方法移动和复制单元格内容：选择→光标移动到单元格边框下（右）侧，出现箭头→（Ctrl+）拖动2）用剪切和粘贴方法3）用自动