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会务工作手册

本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。

会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。

第一部分：会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

一、会议策划

1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。

2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。

3、会议方案确定后，发布会议通知。根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。

4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。?

二、会议宣传

1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。

2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。

三、参会邀约

1、嘉宾邀约。

（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。

（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。

2、参会人员邀约。

（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。

（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。

（4）到会确认回访。确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。

3、赞助商邀约。

（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。

（3）到会确认回访。确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。

四、会前筹备

会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。

1、酒店合作。

（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。

（2）在第X轮通知中发布会议酒店交通路线图。

（3）会议召开前，组织酒店团队召开会务工作会议并建群，明确会议流程与分工。

2、材料管理。

（1）确认开幕式流程，确认参加领导及嘉宾名单。

（2）确认主持词、领导开幕致辞稿、闭幕致辞稿、开幕新闻稿、会中新闻稿、闭幕新闻稿。

（3）采购会议物料。开幕式及会场相关物料（启动相关、茶歇水果饼干茶叶咖啡等、晚宴酒水）。签到处相关物料（资料袋、笔记本、中性笔、嘉宾证、会议日程表、餐券、宣传资料等）。专家入住伴手礼（欢迎卡片、会议日程表资料袋、牛奶水果等）。

（4）平面设计相关内容，包括签到处、开幕式背景、大会背景、闭幕式背景、嘉宾证、工作证、嘉宾欢迎卡片，宣传展示内容等。

（5）播控内容，包括嘉宾PPT、嘉宾介绍、暖场\上场音乐、视频等。

3、签到系统调试。确认签到系统、签到流程，并进行签到彩排。

4、会场调试。测试大屏、音响、灯光、PPT播放、音乐播放、激光笔，准备白板。拍照、录像、直播位置卡点、网速测试，电源线、网线布置。

第二部分：会中服务

会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。会中工作无小事，周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎，情况不断发生变化，一定要注重细节，精细周密。?

五、会议执行

1、酒店对接，配置1名人员。

（1）协同签到人员、嘉宾接待人员，汇总住房信息（房型、数量、嘉宾用房安排）、用餐信息（嘉宾安排、参会人员用餐地点、数量、形式等），并每天与酒店核对签字。

（2）统计会务工作人员数量，提前安排好午餐和晚餐、用水、住宿等。

（3）协调会场管理人员，调试会场设备、摆放桌椅、摆放桌牌。

（4）在酒店相关区域布置会议场景。包括安装签到处、酒店门口悬挂会议名称条幅或LED电子条幅、大厅和会场通道等设置会议引导牌、会场通道布置宣传信息（易拉宝或灯箱）。

（5）其他事项，如停车、临时会务仓库等。

2、签到。配置1名签到主管，2-3名签到人员，如有收费需配置财务人员。签到人员由邀约人员组成。

（1）根据签到流程完成签到，包括参会人员信息核实、缴费信息确认、开票信息确认、资料发放、餐券发放、入住引导及拼间协调。

（2）签到人员在引导参会人员入住时出现的问题，统一由嘉宾接待主管协调处理。

（3）签到人员完成签到后，统计签到信息与缴费信息，与财务进行核对。财务人员负责开具发票。

3、嘉宾接待。配置1名接待主管和1名助手（嘉宾邀约人员）负责专家的用餐安排和入住，以及其他临时安排，并根据嘉宾数量安排1-3名司机进行统筹调度。

（1）提前确定好嘉宾房间，确保房间干净无异味、房间号无特殊含义数字、不在拐角处。

（2）根据要求决定，嘉宾房间是否提前摆放伴手礼、资料袋、问候卡片。

（3）车辆组完成接车服务。高铁站、