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“项目部向业主发函”的注意事项

“项目部向业主发函”的注意事项

八局四公司闫赫赫

【摘要】在项目管理过程中，良好的沟通是项目成功的关键因素之一。而除了

口头的交流沟通外，书面函件的往来也必不可少。

在实际应用过程中，有的项目部所发的函件能被业主欣然接受，而有的项目部

所发的函件却被业主的反感甚至拒签。那么如何写好一份即能达到我们的目的，又

能让业主接受的函件呢,

本文结合一份真实的“报告”(附件)，就如何向业主发函，从行文的开篇、落

脚点、称谓用词和沟通等9个方面总结了发函的“技巧”(注意事项)，对于项目管

理有较实用的指导和借鉴意义。

【关键词】业主函件注意事项

一、引言:

近年来，建筑市场的飞速发展，给我们总承包企业带来了新的考验。

一方面是业主方对工程的要求越来越高:压缩工期、压低价格、垫付资金非常

普遍，质量、安全等的过程控制越来越严，管控手段和能力越来越强。另一方面是

劳务素质越来越弱:劳务资源紧缺、人工费上涨、分包队伍管理薄弱，尤其是劳务

工人素质普遍下降(很多农民工真的是农民——放下锄头就来了工地，农忙时还要

回去务农)。我们施工总承包企业处于这种现状中，各种违约(特别是工期)的风险

越来越大。

而在项目实施过程中，大多数业主由于抢时间，项目仓促开工，往往存在施工

手续不全、现场条件不具备、图纸不完善、变更频繁、资金不到位、甲供材供应不

及时等等影响工程进展的情况。

所以，我们在加强自身的施工组织、管理的同时，还要善于发现和梳理业主未

履行合同的事件，并通过“工作联系单”、“报告”、“备忘录”等函件的形式进

行有效的沟通、留下有利的“证据”，再通过恰当的方式进行索赔，这样才能能逐

步降低风险、

甚至变被动为主动。

但实际应用过程中，有的项目部所发的函件被业主拒签，甚至业主看后暴跳如

雷;而有的项目部所发的函件不但达到了“沟通”、“留证据”、“为索赔做铺

垫”等目的，而且业主还欣然接受。

在函件的撰写和发送方面有哪些“技巧”呢,下面我就结合某项目部一份真实

的报告(见附件)，说说向业主发函的几点注意事项。

二、向业主发函的9点注意事项

1(开头先提炼前期克服的困难和取得的成绩。

例:奥运广场商业项目是2008年奥帆赛场的重要建设项目。工程体量大,20万

平米,、工期紧,定额工期1500天～合同工期仅609天,。自2006年10月8日正式

开工后～在业主的领导下～设计、监理、总包及各分包单位密切配合、日夜奋战～

克服了各种困难,边设计边施工的技术困难,基坑紧临海边的环境困难,场区内建厂

40年来形成的大量废旧船坞、滩涂回填抛石的施工困难,地下水丰富、土质遇水软

化成泥的地质困难,工作内容过度集中、住宿及材料堆放加工区严重紧张的现场困

难等,～终于在07年4月22日浇筑了第一段的底板砼。

“提炼前期克服的困难和取得的成绩”，可以使业主方各级人员认识到施工的

难度，从而理解和支持施工单位;同时还可以使业主方现场人员有成就感，有利于

调动其积极性，形成荣辱与共的良好现场氛围。

同时，我们的报告虽然是报给业主现场人员，但重要的报告一般都会转到业主

的高层领导甚至是最高领导手中。所以在提炼成绩时一定要突出“在业主的领导

下”。这样，业主现场人员的辛勤工作和取得的成绩，就通过我们的“报告”使其

上级领导有所了解。这样的函件，业主现场人员肯定会愿意接收。

2(要从客观上描述原因，一定要避开业主现场人员的问题。

例:为了迎接8月份的奥运帆船测试赛～青岛市建委及奥帆委要求:07年6月

30日前必须完成东西地块中间的“奥运大道”

(宽70米、长110米～地下三层)。

为了敢抢工期～项目上集中加大人员、周转料具和机械设备的投入～仅钢筋工

就达600名～根据上报贵方的钢筋计划～近期每天需进场钢筋200吨以上。而钢材

实际的供应状况是:

4月18日5月3日:3000吨?18天=166吨?天

5月4日5月8日:610吨?5天=122吨?天

5月9日5月24日:1200吨?16天=75吨?天

钢筋不但供应总量上缺口巨大～还不能配套进场:5月918日有8中急需规

格的钢筋进场数量为0。一直以来～现场只能根据钢筋进场情况安排部分劳动力～

其中钢筋工平均每天出勤人数仅约