电子文件、纸质文件归档与管理规范.doc

电子文件、纸质文件归档与管理规范

为加强建设电子文件、纸质文件的归档整理工作，建立系统、完整、准确的电子文件、纸质文件档案，制定本规范。

一、电脑硬盘的使用

C盘为系统盘、D盘为工具盘、E、F盘为项目盘，项目盘以年度建立文件夹

二、合同编号的编写

为统一日后工作文件名称，设计师或设计助理向项目负责人或档案管理员拿取合同编号

根据工程项目名称编写合同编号，前两位为工程项目名称拼音简写-日期（年月六位）-工程项目全称

三、工程项目电子文档管理（设计师）

工程项目电子文档由基础资料、商务文件、过程设计文件和成果文件构成

桌面不能放过程设计文件的电子文档，但可创建快捷方式

过程设计文件名称由两位工程项目名称拼音简写-日期（月、日四位）-工程项目全称

四、电子文件档案归档

电子文件由基础资料、商务文件和成果归档构成。

基础资料组成

（1）上一层次规划文件（甲方提供）

（2）地形图（甲方提供）

（3）工程现场图片（设计师提供）

项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份

2、商务文件组成

合同协议书、会议通知、会议反馈意见、传真件电子扫描版、确认函、设计阶级成果书等。

项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份

3、成果归档

由项目负责人或项目助理将打印文本、总图、CAD图、PSD、项目简介、项目人员工作量统计表等汇总后交档案管理员备份

五、纸质文件归档

电子文件由基础资料、商务文件和成果归档构成。

基础资料组成

有关项目资料（甲方提供）

（1）资料清单

日期

资料内容

数量

接收人

项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份

2、商务文件组成

合同协议书、会议通知、会议会馈意见、传真件电子扫描版、确认函、设计阶级成果书等

项目负责人或项目助理收到以上资料后交档案管理员备份

3、成果归档

由项目负责人或项目助理将打印文本、总图、CAD图、PSD、项目简介、项目人员工作量统计表等汇总后交档案管理员备份