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(一)总则

第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本规范。

第二条归档的文件材料应按年度立卷，公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都

要按照本规范的规定，分别立卷归档。不能按年度立卷的材料(如跨年度项目)可以项目进度的具体阶

段立卷归档。

第三条公文承办部门或者承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不许抽存)。

结案后及时交专(兼)职档案管理人员归档。工作变动或者因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交

接清晰，不得擅自带走或者销毁。

(二)文件材料的采集管理

第四条坚持总经理办公室统一采集、管理文件材料制度。

第五条凡本公司缮印发出的公文一律由总经理办公室统一采集管理。

第六条一项工作由几个部门参预办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门采集后交总经

理办公室归卷。会议文件由总经理办公室采集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加之级机关召开的会议等公务活动的，相关人员核

报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向总经理办公室办理归档手续，总经理签字认可后财务部门才

赋予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由总经理办公室指定专人将会议材料、声相档案等在总经理办公室办理归档并

签字认可后财务部门才赋予报销会议费用。

(三)归档范围

第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、

会议记录等。

第八条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第九条本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书。

第十条本公司的请示与上级机关的批复。

第十一条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

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第十二条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十三条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十四条本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。

第十五条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十六条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录相等。

第十七条本公司经营活动的其他文字材料。

(四)平时归卷

第十八条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者批存的文件材料，对事件的办理过

程写出的简要梗概，由专(兼)职人员集中后交总经理办公室保管。

第十九条公文承办人员应及时将办理完毕或者经领导人员批存的文件材料，采集齐全，加以整理，

送交总经理办公室归卷。

第二十条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照公司文件档案目录条款，放入

平时保存文件卷夹内对号入坐，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十一条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由总经理办公室文书档案员负责组卷、

编目。

第二十二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区

别不同的价值，便于保管和利用。

第二十三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十四条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转

发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

第二十五条不同年度的文件普通不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；

没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一

年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第二十六条卷内