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信息化条件下事业机关单位档案管理问题

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摘要：目前我国的信息化建设技术在逐渐的推进，档案管理工作也因此面临更加严峻的挑战。事业机关单位在目前信息化的条件之下，开展档案管理的过程当中，原本的管理方式发生了明显的改变，因此不难发现，在展开信息化条件下事业机关单位档案管理工作的过程当中提升单位档案管理质量，已经成为了势在必行的重要任务。基于此，本文主要讨论了信息化条件下事业机关单位档案管理问题和解决策略，以供相关工作人员参考。

关键词：信息化;事业机关单位;档案管理;创新

引言：

档案管理是事业机关单位日常管理工作的过程当中比较重要的一项工作，在目前事业机关单位发展的过程当中，为了让单位管理的质量提升，必须要具有针对性的对档案管理的工作进行分析。通过调整信息化条件之下档案管理工作的方式，可以有效提升事业机关单位档案管理工作的质量，对事业机关单位的管理工作提供新的帮助。因此，有关工作人员必须要以信息化条件之下事业机关单位档案管理工作的创新为基础，根据档案管理的原则以及创新途径进行分析，以此作为事业机关单位档案管理创新最基础的依据。

一、信息化条件下事业机关单位档案管理创新的必要性

随着目前现代化的科学技术不断的发展，信息化技术也逐渐在各行各业当中得以应用。比如事业机关单位的档案管理工作，在信息化发展的过程当中，也产生了很多新的改变。利用信息化的技术转变比较传统的档案管理方式，已经逐渐成为了目前事业机关单位在日常管理过程当中必须要重视起来的工作内容之一。在进行事业机关单位档案管理工作时，利用信息化技术，可以让档案管理方法更加创新，提升档案管理质量。所以不难发现信息化条件之下，事业机关单位的档案管理创新工作是非常必要的[1]。如图一

二、档案信息化管理模式的优越性

（一）与传统的档案管理模式相比，节省时间和人力

目前较为传统的文件查找工作仍然需要人工来进行，效率相对较低，而且很有可能会产生错误，档案的信息化管理和传统的档案管理相比，其优势非常明显。传统的档案管理，工作量非常大，而且效率很低，分类查询非常繁琐，無论是分类归档或是其他工作，都需要花费很多时间。在进行信息化之后资料一次就可以输入，并且多次进行使用，可以让查询的速度加快，同时可以让其更加准确，让工作效率获得大幅度提升[2]。如图二

（二）与传统的档案管理模式相比，检索查询更为方便

在存档的过程当中，档案信息化的管理人员可以编制相关的检索工具，只是需要按照Key以及分类号等进行模糊或是精确查询就可以完成相关的工作。及时查询可以让档案资料被迅速的使用，使得档案工作人员工作量有所减轻，便于资源共享，并且使查询效率提升。和传统的档案管理检索方式比起来，查阅档案必须要通过较为繁琐的程序才能够完成，效率相对较低。

（三）与传统的档案管理模式相比，储存更为安全

针对常规的档案，存放起来大多都是纸质文件，很有可能会受潮。如果重复进行查阅，很有可能会导致伤害纸质文件，并且存在一定的火灾隐患，因此必须要让档案放置的环境不断优化。对于传统的档案管理进行之后的使用。需要花费更多的人力成本以及时间，在保管的过程当中，难免会存在难以修复的隐患，同时还需要使大量的保管费用。和传统的纸质档案比起来，信息化档案的管理，储存以及使用都非常灵活，信息化的输入可以随时对信息进行增减，储存起来也比较方便，能够尽量的节省储存的空间，防止环境等相关因素对于档案储存造成不良的影响。不仅如此，利用信息化的手段可以避免信息被窃取或者是泄露，使用更加先进的系统等相关技术可以让储存容量提升，保障档案的机密性以及安全性。

三、信息化条件下事业机关单位档案管理创新的原则

（一）灵活统一原则

事业机关单位当中的档案管理创新工作，灵活统一原则是最为重要的。在目前信息技术不断发展的形式当中，人们对于技术发展也有着更高的要求，也更加注重技术创新的工作。利用灵活统一的原则，可以让档案管理工作的展开，获得更多基础依据，帮助档案管理工作提升效率[3]。

（二）执行并重原则

以信息化技术为基础的事业机关单位，在展开档案管理工作的时候，对执行以及原则落实需求都相对较高。所以在目前段管理工作展开的过程当中，必须要对新型的档案管理工作进行创新和改进。对目前我国的档案管理创新工作进行讨论，不难发现有很多事业机关单位的日常管理工作，在展开的过程当中，都没有充分落实档案管理的执行能力，因此必须要优化档案管理执行能力，并且以此为基础，给单位档案管理的工作创新提供更多帮助。

四、事业机关单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理不规范

我国的档案信息化建设目前仍然存在很多问题，法律法规的构建也不够完善，在实践的过程当中，管理制度仍然有待补充。不仅如此，事业机关单位的档案管理软件标准不够统一，流程也不够规范，缺少统一性，难以有效的使用[4]。