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互联网时代档案管理面临的困境与应对策略

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史宁宁

摘要：伴随科学技术的不断发展，我国已全面进入互联网时代，为各行各业的发展创造了极大的便利，档案管理也迎来了全新的发展机遇。与此同时，互联网时代下档案管理也面临着很多的困境。基于此，本文就互联网时代档案管理面临的困境与应对策略进行深入地研究。

关键词：互联网;档案管理;困境

1?引言

随着互联网时代的来临，人们的日常生活和工作模式都发生了巨大的变化，档案管理同样如此。从管理模式角度看，档案管理已不再满足于传统的收集与存储工作;从管理内容角度看，以往的纸质档案渐渐被电子档案所代替。对于此种形势，档案管理者应及时更新自身的理念，不断提高自己的专业素质，以实现互联网时代下档案管理的高质量发展。

2?互联网时代档案管理面临的困境

一方面，档案管理思想滞后。由于受传统思想的影响，许多档案管理人员并未及时调整和转变自身的工作思想。在以往的档案管理过程中，并未充分意识到档案管理的重要价值，仅仅将其视作保存信息的工具，对档案中的内容未能做到有效利用。另一方面，管理职能相对单一。现阶段，国内企业或者政府机构在档案管理职能设置方面显得比较单一，且误以为档案管理只涉及存档、归档以及编辑等相关工作。在互联网时代背景下，并未及时更新档案管理的职能，导致国内档案管理工作无法跟上时代发展的步伐。

3?互联网时代加强档案管理的策略

3.1创新档案管理思维理念

首先，通过对互联网技术的利用，实现对档案数据信息的深层次挖掘及全面利用，借此为用户提供价值更高的数据信息，防止资料查阅过程中出现浪费时间的情况。其次，根据用户的个性化诉求，应用好信息化软件，使得档案管理更具指向性与个性化，尽可能提高档案管理的效率及质量。最后，结合时代发展形势，充分利用互联网技术和大数据技术建立起完善的信息系统，大大提高档案信息的利用效率，为档案管理提供强有力的数据支撑。除此以外，还应树立起共享思维，以互联网环境为前提，加快档案信息数据的共享步伐。

3.2构筑档案管理云平台

为了加强档案资源的利用效率，充分发挥档案资源的重要价值，近几年内很多省市在档案管理云平台建设和实践层面做出大量的尝试，当前已取得比较好的成果。例如：广州已成功建立电子文件档案资源管理中心系统，青岛已建成在线查档全区域共享平台、微信公共服务平台。档案管理云平台的普及应用，不仅可以实现档案资料的高效快速传输、确保档案资源的隐私性和安全性，而且還可以为档案资料的“共享、共用”提供更加便捷的平台。用户在任何时间、任何地点都能够登录云平台，自助检索、浏览及下载所需的档案资料。档案管理者可查看及归档所有的往来文件，办理完成后的文件均能够经由内部系统平台进行汇总，由电脑软件直接生成相应的文件目录，以便于后期的查找、使用。

3.3建立信息化管理体系

互联网时代，传统的档案信息资源管理均是以馆藏数量等加以衡量。然而，在馆藏资源利用层面并未形成高效的衡量，对于馆藏资源业绩更加没有任何形式的评估及衡量。对各层级的档案管理部门而言，在资源层面并未实现“共享、共用”，此也就导致在档案资源具体使用环节有着十分显著的壁垒，档案资源自身的利用效率相对偏低。在互联网时代背景下，应当从资源共享、大数据、信息化平台等方面着手建立信息化档案管理体系，形成关于数据资源收集、整体的体系机制。传统模式下的档案管理，无法实现及时、有效的调用，从而导致资源利用率比较低。经过建立起信息化的管理体系，可在很大程度上提高档案管理工作的制度化及规范化。在档案资源数量呈爆发式增长的形势下，交叉管控的现象日益严重，所有部门间应形成更加密切的配合关系。除此以外，大数据在档案管理方面的作业也逐渐凸显出来。同时，档案资源内容的类别也在不断增多，此便需在传统纸质档案的前提下进行创新，例如音频、视频以及网盘等其他载体均可用作档案管理的媒介。

3.4加大档案信息安全管理力度

对于档案信息的安全管理，应进一步加大管理力度，制定合理高效的管理条例及守则，拟定具体的制度标准，确保档案管理者可根据相关条例、守则、标准等展开具体工作，进而大大提高档案管理工作的全面性和规范性。与此同时，还应将档案管理责任对应到各个部门的相关人员身上，如果出现信息外泄问题，则可有效追究有关人员的具体责任。唯有如此，才可以引起档案管理人员的注意，提高其日常工作的周密性和严谨性。当前，我们国家的档案管理工作仍处在发展的初期阶段，在档案资源的保密层面依然有着很多的缺陷与漏洞，严重影响着保密工作的有序开展。完成好档案资源的保密工作，有利于确保档案信息安全性。因此，应重视档案信息的安全管理工作，充分利用各类设备、网络以及数据等等，借此以强化网络安全管理工作，通过高科技技术手段以保证档案资源信息的安全。除此以外，应设置好各类防护系统及木马查杀功能