新时期监狱档案管理现状调查及推进策略.docxVIP

?

?

新时期监狱档案管理现状调查及推进策略

?

?

袁田李翠芳丁卫杰

监狱档案信息是监狱作为国家刑罚执行机关，履行各项职能活动中形成的有保存价值的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录，是原始真实的数据信息。收集好、保管好档案信息，充分开发档案信息资源，更好地服务于新时期监狱事业发展，是档案管理部门的职责所在。2019年1月，司法部印发《关于加快推进“智慧监狱”建设的实施意见》，从深入贯彻全面依法治国新理念新思想新战略和网络强国战略思想的高度，对“智慧监狱”建设的任务和措施进行全面布局，档案工作迎来新的发展机遇。为进一步了解目前监狱档案管理情况，我们在问卷调查的基础上，分析监狱档案管理的现状与发展趋势，提出推进策略，为相关部门提供决策依据。

一、监狱档案管理现状调查

本调查自2020年12月发起，截至2021年7月初共回收有效问卷45份，涉及监狱36所，调查内容涵盖档案机构、档案人员、档案工作制度建设、档案管理情况、档案管理及开发服务五个方面。具体情况如下：

1.档案机构。监狱档案机构（档案室/馆/信息中心）稳定且独立的占74%，不稳定且非独立的占26%。档案机构编制紧张，2人以下的占63%，3-5人占32%，5人以上占5%。

2.档案人员。年龄结构偏大，58%人员年龄为41岁及以上，26%为31-40岁，16%为30岁及以下。文化程度大学本科居多约占63%，大专及以下占37%。调查中，95%的档案人员无档案管理专业及相关专业（图情）背景。79%由其他岗位调任（非专职），其中26%来自于党政部门，26%来自于监管工作，47%来自于其他工作岗位。

3.档案工作制度建设。基本制度健全。归档、档案保密、档案保管、档案阅览、档案借阅制度均达到调查对象总数的95%以上;文书立卷、档案鉴定、档案销毁、档案借用等制度也达到53%以上（图1）。制度执行情况：26%非常规范，47%比较规范，11%一般，11%执行制度随意性强。

4.档案管理状况。档案类型以罪犯档案、干警人事档案居多，占被调研对象的84%和79%;财会科技档案63%，党务档案占58%，行政管理、狱政档案均占42%，科技档案37%，工青妇档案11%（图2）。从档案管理体制来看，47%的调查对象为分设机构的管理体制，只有26%实行综合性的一体化档案管理。68%的调查对象设置了人事档案室和罪犯档案室，37%设置了文书档案室，5%和11%设置了科技档案室及其他。47%的调查对象执行统一归档等档案工作制度。分设档案机构情形下，各机构各自为政，37%自行制定相关制度（图3）。

绝大多数无符合档案保管要求的专用库房，26%由普通办公用房改建而成，甚至有5%是临时性的库房或没有档案库房。库房内专用设施配套情况不容乐观，非常齐全的仅为32%，比较齐全的占37%，只有专用档案装具占26%。必需的温湿度调节、专用柜架很难满足。

5.档案管理及开发服务。74%的调查对象能够做到文件材料按时、齐全归档：26%无统一要求，各部门自行确定归档时间和要求进行归档，11%无归档要求（图4）。相对而言，罪犯档案和干警人事档案的归档完成规范、及时。

纸质与电子文档同时归档仅为32%，58%处于部分档案实行计算机存储检索阶段，21%实现档案信息全部计算机存储、检索，21%尚处于手工管理、检索阶段。档案检索工具体系建设情况，大部分只具备最基本的检索工具。26%已形成功能完备的检索工具体系，53%只具备最基本的检索工具。37%尚全部使用上级/国家通用保管期限表，37%编制有本单位的档案保管期限表，21%只编制有本单位文书档案保管期限表。档案信息开发服务的领域主要为组织人事工作、罪犯监管改造工作和行政管理，分别占比84%、68%和63%。在党务工作、“智慧监狱”建设的数据监狱陈列室建设和准备方面，分别占比42%、42%和37%，生产管理仅为26%。

提供利用的方式停留在查阅、借用、档案复制达到95%、84%和74%。仅有37%调查对象提及用于档案参考资料的编写。53%开展了档案部门编研工作，高层次的参考资料编写等工作开展极少。编研成果局限于监狱工作年鉴、大事记、文件汇编及组织机构沿革，分别占到58%、47%、37%、37%;58%能做到及时反馈、统计利用效果的跟踪反馈;53%围绕中心工作与其他部门的交流沟通机制尚未建立起来，即使有，也是被动为之，及时、主动沟通的占37%，甚至有11%无沟通。

总体来看，监狱缺乏专业的档案管理人员，管理手段落后，方法不科学，归档制度执行不规范，档案存储空间不足，导致杂乱甚至丢失等方面问题比较突出;建立完善档案智能管理平台、业务管理系统和信息管控平台，发挥刑罚执行、狱政管理、教育改造、生活卫生等数据信息的重要作用，以及系统整合、资源共享、信息一体化建设，这些同时又向监狱档案管