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地方高校档案数字化发展研究综述

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【摘要】通过分析现有的地方高校档案数字化研究成果，从地方高校档案数字化的特点、面临的问题、机遇和发展策略等方面对地方高校档案数字化发展研究进行综述。

【关键词】地方高校；档案数字化；发展研究；研究综述

【基金项目】李步德主持的2015年度广东韶关学院立项科研项目：地方高校档案数字化建设研究（项目编号：S201501035）。

G647.24B2095-3089（2017）05-0011-02

地方高校档案馆是重要的大学信息资源中心，也是一个地区的重要信息源基础设施，地方高校档案数字化不仅能快速高效地为本校师生提供优质服务，更加有利于面向地方社会用户实现开放服务，实现地方档案资源的共建共享。数字化档案馆有别于传统档案馆，它不会损害原始档案文献，并且能实现用户随时随地网络在线利用，不仅能快捷检索查找文件、图片甚至是音像档案，并且能够轻易地链接并浏览很多不同页面以比较分析，正是档案数字化的诸多优势，地方高校档案数字化发展理论、方法研究成为热点。为整体把握地方高校档案数字化的研究进程，本文将基于对中国知网信息资源总库的文献调研及对相关研究成果的统计分析，结合调研结果综合分析目前地方高校档案数字化面临的问题、机遇以及未来的发展策略，以期为地方高校档案数字化建设提供借鉴与参考。

一、地方高校档案数字化的特点与问题

（一）地方高校档案数字化的特点

地方高校通常是指是指隶属各地级市（区、县），以服务区域经济社会发展为目标，着力为地方培养高素质人才，大多数靠地方财政划拨经费的普通高等学校。与部、委、省属院校相比，地方高校档案数字化建设和服务具有更明显的内容地方性、特色性和保管存贮数字化、管理服务网络化、社会化等特点。

1.地方高校档案地方性、特色性。地方高校档案是地方高校配合地方发展办学过程中积累下来的特有党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、成果、出版、外事和财会等等档案材料。具有明显的区域性和特有性。

2.地方高校档案数字化基础是保管存贮数字化。档案数字化是将以实物形式存在的档案通过一定方式转储为可被计算机识别处理的数字化形式，是实现自动化检索、提高档案信息利用率和档案资源共享服务的基础。

3.地方高校档案数字化管理服务网络化、社会化。进入“互联网+”大数据信息时代，地方高校档案管理服务必将在校园网局域基础上拓展到随时随地在线检索利用。

（二）地方高校档案数字化面临的问题

综观地方高校档案数字化多年发展，目前主要面临人、财、物基础和技术、方法、标准等等问题如下：

1.档案数字化意识不强与经费匮乏问题

学校领导层和管理层普遍档案意识薄弱，对档案馆集爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心“五位一体”功能定位认识不足，导致档案数字化立项难，经费投入有限，技术人才引进难。地方高校普遍经费较为困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研上，高投入、低产出、不能产生直接经济效益的档案保管与利用现状使档案的价值与作用被忽视，并不舍得档案工作经费投入。而档案数字化建设发展要求投入不菲的软件系统和硬件设备，要有较大的人力、物力和财力支撑，这是当下许多地方高校难以承受之重，加之多数地方高校档案意识不强、重视不够，加重了档案信息利用率低下的情况。经费问题成为困扰地方高校档案数字化建设的根本性难题之一。

2.人才队伍素质问题

在地方高校档案数字化建设中，人是关键的因素。目前许多地方高校档案队伍整体素质偏低，人员还不能适应数字化建设的要求。女性、中老年人、非档案专业人员多，高学历、高职称、档案专业人员少的“三多三少”现象普遍存在，专业和年龄结构不合理，缺乏精通档案业务知识又掌握计算机、网络、现代化等信息技术的档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。加之人员编制严重不足，有些档案管理人员还要兼任机要工作，导致工作精力主要集中于完成每年的归档工作和日常接待查档工作，难以再认真思考和学习档案数字化工作的相关问题，同时档案数字化外包也会削弱档案人员学习和创新能力。人才问题制约着档案馆转型升级，严重影响地方高校档案数字化发展。

3.专门技术薄弱与设备紧缺问题

档案数字化建设要依赖众多的档案基础管理技术，地方高校计算机技术的应用起步较晚，网络化程度不高，档案自动化管理基础相对薄弱，数据库建设滞后、規模小、标准化程度低且形式多样；而馆藏档案数字化技术方案参差不齐，特别是数字资源的存储与备份方面，容易形成数字化建设的瓶颈。加之档案管理系统与其他办公系统互不兼容，各部门分别用自己的管理系统，各系统因没有统一的数据标准和相应的数据接口而互不兼容，档案信息资源分散。

4.档案安全问题

档案数字化建设使档案由封闭走向开放，纸质档案数字化过程存在安全隐患，将数字化