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机关事业单位档案管理的重要性分析

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汤奇

摘要:机关事业单位推进档案管理工作建设,是基于档案管理、内控改革的内在需求,也充分体现出档案管理的重要性。事业单位档案具有保密性、公共服务性,提高档案人员管理技能,掌握信息化、数字化、网络化的管理方法,运用信息网络技术使用事业单位档案,正确处理档案使用与保密的关系,做好档案开放利用中的保密工作,才能对事业单位的工作进行更好的监督、管理,从而促进事业单位的稳定发展。本文针对事业单位档案管理的现状进行分析,并提出对策。

关键词:事业单位;档案管理;重要性;措施

1导言

虽然长期以来我国事业单位始终对档案管理工作高度重视,但受档案数量不断增多、档案管理时间不断延长的影响,近年来我国很多机关事业单位档案管理工作暴露出了不少问题,基于此,我国事业单位要想做好其档案管理的创新工作,首先要从时代的发展眼光出发,全面提高管理人员的综合素质,改进档案管理的各项工作,最终为事业单位的稳定发展打下坚实的基础。

2新时期机关事业单位档案管理的重要性

2.1档案管理能够为机关事业单位的工作查考提供依据

档案管理是一项长期而系统的工作,完善的档案资料库能够为机关事业单位的资料查考提供依据。首先,档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。这是对历史情况和过程的记录,能够为单位工作的创新改革,提供资料依据;其次,档案资料是单位在实践活动的产物,有的是当事人的亲笔签署、批示或手稿,这些档案资料可以作为凭证,用于机关查考工作提供依据;再次,机关事业单位工作的系统性、复杂性,需要档案管理工作的开展,为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理,进而更好地反映单位的现状。因此,档案管理工作是机关事业单位的重要工作,需要建立完善的工作制度,确保档案管理工作长期有效的开展。

2.2档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容

深化内控管理改革,是新时期机关事业单位改革建设的重要内容。首先,档案管理工作的信息化,加快了档案管理现代化建设的步伐,为内控管理改革创设了良好的内在环境;其次,档案管理为内控管理改革提供了依据,为改革工作方法的制定及推进,夯实了基础,也保障了内控管理改革的全面开展;再次,档案是宣传教育的主要素材,为单位工作的开展、改革的推进,创设了良好的宣传阵地。因此,在机关事业单位深化改革的当前,应扎实推进档案管理,并逐渐实现档案管理信息化。

3新时期事业单位档案管理的现状

3.1事业单位不够重视档案管理,管理思想落后

从目前情况来看,在我国大部分的事业单位中,档案管理工作就是一项各种资料堆砌的过程。正因为事业单位对档案管理工作的不重视,一方面,不仅影响了工作人员的工作效率,而且查找和翻阅资料需要浪费太多的时间,在一定程度上又打击了工作人员的积极性;另一方面,档案管理缺乏必要的人力、物力等方面作为支撑,最终导致各种资料胡乱堆积的现象。不仅如此,在大多数的工作人员看来,整理档案就是一项机械的工作,以至于单位领导想要获取有价值的信息,还要亲自重新进行筛选,这足以见得员工档案管理工作的不规范性。另外,在事业单位的领导眼中,档案管理工作不仅要做到严格的保密,更要保证所有资料内容都能清晰,这样严格的工作要求,在一定程度上打击了工作人员的工作积极性,最终其档案管理观念难以实现创新性的突破和发展。

3.2档案管理技术有待提高

面对档案管理工作,人们的第一观念就是工作内容乏味单调,没有技术性,其实这是一种错误的理念,档案管理工作包括的内容多,为了便于档案规范有序地管理,管理人员也要具备一定的档案管理技术,才能保证档案管理工作有效地进行。近年来,随着我国信息化技术水平的不断提高,越来越多的信息化技术投入到档案管理工作中,大大促进了档案管理工作的质量和效率。但是,在一些事业单位中,由于对档案管理工作不重视,并没有采取相应的信息化管理技术来进行档案的管理,有些事业单位虽然引入了一定的信息化技术手段,但是在实际的管理中并未有效使用相关技术和设备来进行管理,因此,这就造成了信息化管理手段流于表面,甚至一些信息化设备由于长时间不用,已经出现了老旧的情况,信息系统也出现了一定的漏洞,这都导致了档案管理工作的低效性。

3.3事业单位档案管理手段落后,业务基础偏低

目前情况下,在大部分的事业单位的档案管理过程中,不仅其管理设备落后,而且更是缺乏先进的管理手段,因此,很难满足新时期事业单位的档案管理工作的需求。另外,由于单位领导对档案管理工作的不重视,投入的资金较少,只是单纯开出一间极其简陋的库房作为档案管理室,再加上傳统落后的管理方式,很大程度上限制了档案管理工作的创新性发展。不仅如此,在我国科技飞速发展的时代,各种先进技术不同涌现,但是对于事业单位的档案管理工作来说,其整理资料的方式还是传统手工整理

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