高职关于职工档案管理信息化建设问题的研究.docxVIP

?

?

高职关于职工档案管理信息化建设问题的研究

?

?

摘要：职工档案管理是高职院校档案管理工作的重要内容，为了应对信息量剧增、管理方式陈旧等问题，高职院校的档案管理部门开始推进职工档案管理的信息化建设，旨在以信息化技术为支撑，优化职工档案管理的整体过程，提升职工档案管理的有效性。只是目前高职院校所开展的职工档案管理信息化建设还存在一些阻碍性的发展问题，需要档案管理人员予以重视，并采取可行的应对性措施，提高职工档案管理的信息化水平。

关键词：高职院校;职工档案管理;信息化建设;管理方式

职工档案一般是人事部门在招用职工、调配职工、培训职工、考核职工、奖惩与任用职工的过程中所形成的与职工个人工作经历、工作表现、业务水平、工作变动等等内容相关的一份文件材料。高职院校在教学管理工作中，需要以职工档案为依据，对职工进行全面的考察，展开有效的职工管理。只是职工档案信息量剧增，若沿用以往的档案管理方式，则会限制职工档案管理的工作效率。高职院校应通过职工档案管理信息化建设这一渠道，克服职工档案管理的问题。

1高职职工档案管理信息化建设面临的各项问题

档案管理信息化，实际上就是指档案管理者利用现代信息化技术实现档案数据的自动化采集、处理、运用与管理。这一档案管理信息化是档案管理的重要发展趋势，档案管理者通过提高档案管理的信息化水平，可有效提升信息化档案管理的质量[1]。而在高职院校的职工档案管理中，虽然档案管理者正在推进职工档案管理信息化建设，但是其中存在一些问题，影响着职工档案管理信息化建设的实际成效。

首先，高职院校职工档案管理者的信息化管理意识还比较浅薄，没有认真研究职工档案管理信息化建设中遇到的各种新问题，所采用的档案管理方法还具有陈旧的元素，没有彻底转变职工档案信息化管理方式，使得职工档案管理信息化建设中存在一些漏洞，影响了职工档案信息化管理的质量。

其次，高职院校职工档案信息化管理者的服务观念、管理方法、管理手段有待得到进一步的创新与提升。职工档案信息化管理对管理者提出的要求比较严格，如熟悉信息化档案管理技术与手段、熟悉职工档案信息化管理的理论知识与操作技能、具备良好的信息处理能力与信息化服务意识等等。

最后，高职院校职工档案管理信息化建设中的信息资源建设与数据库建设力度有待加强。档案信息资源建设与数据库建设均是职工档案管理信息化建设的基础性工作，需要档案管理者对此予以足够的重视，夯实职工档案管理信息化建设的基础。

2推进高职职工档案管理信息化建设的有效措施

2.1提升职工档案信息化管理人员的综合素质

高职院校职工档案信息化管理人员的管理意识强化、服务观念更新、管理方法的改进、业务素养与技术技能的提升等等都可为职工档案信息化管理提供质量保证，要推进高职职工档案管理信息化建设的健康开展，则可从提升管理人员的综合素质入手，让管理人员可以做好技术性极强的职工档案信息化管理工作。为此，高职职工档案管理部门应做好以下几项管理人员培训工作：

一是通过渗透思想政治教育，提升管理人员的思想道德修养与法治素养。思想政治教育内容可涵括档案法、保密法相关的法律法规、高职院校档案管理的规章制度等等，让管理人员在学习思想政治理论知识时，树立起敬业爱岗精神、团结合作精神等等，并有效增强其法制观念。二是通过职工档案信息化管理的专业知识教育，包括计算机基础知识、计算机网络操作技术知识、数据库技术专业知识等等，以提升管理人员的专业知识水平、信息化技术操作能力等等[2]。

三是加强服务理念教育，让管理人员树立起服务观念与服务创新意识，要学会为服务对象提供快捷、高效的档案信息服务。在这方面，要求管理人员熟知职工档案信息检索、信息阅读的服务机制相关知识，在信息化的档案管理服务机制下，推进职工档案信息的高效化利用。通过优质的职工档案信息化管理服务，高职院校的教职工能够有效增强个人的档案意识，使其了解到职工档案信息化管理的重要性，进而主动配合档案管理部门的工作，推进职工档案信息化管理的发展进程。

2.2利用互联网技术建立职工网络档案馆

在互联网+的新技术支持之下，高职院校的档案管理部门可建立起具有较高信息化水平的职工网络档案馆。在这个方面，职工档案管理人员应结合高职院校的实际条件，引入办公自动化系统、档案信息资源规划系统等等有用的软件，提高职工网络档案馆的自动化办公水平，以加强职工档案信息资源建设，有效推进职工档案信息化建设的顺利开展[3]。在这方面，高职档案管理部门还应注重完善各种硬件设备，利用有用的软硬件设备，建立起高职职工档案信息化管理的专栏网站，便于管理人员快速、科学地分析高职院校的人力资源情况，对职工的新发展需求进行合理的预测，并基于此，尽可能地满足职工的各种新发展需求。此外，高职职工档案信息化管理人员可建立起职工档案归档处理的网络化管理机制，