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档案管理制度模板--第1页
档案管理制度
一、档案室的主管部门
档案室是是信息中心的一部分。
二、档案室的人员编制
档案室设档案管理员1名,负责档案及书刊方面的全部管理工作。档案管理员的直接上级
是信息中心负责人。
三、档案室的基本任务及主要职责
1、档案室的基本任务:集中统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的档案。(其中
财务部档案暂时不纳入档案室统一管理范围,而由财务部参照本制度管理。)
2、档案室的主要职责:
1)对本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督,保证文件的完整,
齐全;
2)接收和保管本单位各部门交来的档案材料,进行必要的整理,鉴定,编目,统计研究,
同时收藏和管理一些有关的书刊等资料,积极开展利用工作,为本单位服务;
3)负责每日传真收发内容登记,对传真进行立卷归档;
4)在计算机技术(软硬件)保证安全的前提下,利用计算机及局域网络,逐步实现档案管
理的自动化;
5)逐步制定和完善各项档案制度,实现档案的规范化,标准化管理。
四、文件材料的立卷归档制度
1、文件材料的归档范围及分类方案
文件材料的归档范围及分类方案如下:
一级类目及代号二级类目基本范围
管理类(A)按年度设置1、中央,省,市来文
2、本单位上级集团来文
3、非隶属单位来文
4、下属单位及部门来文
5、本单位对外发文,函
6、本单位制定的规章制度
7、本单位制定或下发的其它文件
8、本单位活动记录(包括会议文件,各种活动文件)
9、董事会决议,经理会决议
10、上级领导对公司业务的批示
11、上级对下级的书面授权
12、非业务类合同或协议(原件)
13、公司计划,总结
14、统计材料(报表等)
15、出差汇报
16、案件材料
17、劳动人事方面的材料
18、最佳员工档案
19、收发文件登记簿
档案管理制度模板--第1页
档案管理制度模板--第2页
20、档案信息管理材料
21、商务信息
22、国家经济信息
23、国家及地方法规
24、其它需要归档的文件
出口业务类(B)按年度及项目设置
(下设整车出口(01),机电产品出口(02),其它产品出口(03)三个三级目录)1、业务项目档案
(包括每笔业务的销售合同,采购合同,代理合同,L/C,L/G,利润测算表,商品入库单,备
货单,发票,装箱单,提单等全套议付单据,与合同相关的传真函电,索赔材料,售后服务材
料)
2、正本合同原件档案
3、投标材料档案
4、技术材料档案
5、其他需要存档的文件
进口业务类(C)按年度及项目设置1、业务项目档案(每笔业务的国内订货合同,批准文件,
进口合同,L/C,利润测算表,发票,装箱单,提单等全套正本议付单据,FOB价款下的运输合
同,结算单据,索赔材料,售后服务材料等。)
2、正本合同原件档案
3、技术材料档案
4、其他需要存档的文件
国内业务类(D)按年度及项目设置1、业务项目档案(采购合同,销售合同,批准文件,出
入库单,发票复印件及相关传真函电等。)
2、正本合同原件档案
3、技术材料档案
4、投标材料档案
5、其它需要归档的文件
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