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关于信息化环境下档案数字化管理分析

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摘要：随着科学技术的不断发展，档案管理也进行着不断创新。档案管理对单位管理发挥着重要的作用，在信息化环境下，利用相应的措施对档案数字化管理水平进行提升，满足工作人员的工作需求是我们需要解决的问题。为了让单位健康快速的发展，档案数字化的管理工作水平必须得到提高。本文就信息化环境下档案数字化管理工作中存在的问题进行分析，并提出合理化策略。

关键词：信息化；档案；数字化管理

信息化是未来社会发展的重要趋势，尤其是信息化技术对人们的生活及工作等有着重要影响。信息化技术的应用越来越广泛，如在单位管理中提升管理效率。档案管理对经济的发展有着重要作用，传统的管理方式工作质量及效率都很低，而信息化管理方式对分类管理档案、保存档案有着促进作用，从而形成档案数字化管理。

1信息化环境下单位档案数字化管理工作中存在的问题

电子文件对于单位来说应用的并不广泛。虽然相较于纸质文件而言有着很多优点，但缺点也有很多。1）安全系数较低。采用信息化技术生成数字化电子档案时，只要一个环节在操作过程中出现问题，就会直接影响档案管理。此外，电子档案容易拷贝、更改、被网络入侵等，严重威胁了电子档案的安全性及保密性。这是档案数字化管理中比较严重的問题。另外，对于部分管理者而言，对电子文件缺少备份及归档，从而导致文件损坏的现象时有发生。2）信息化管理水平较低。单位对于档案管理方面的工作观念落后，并没有随着时代的步伐进行及时的改变。在很多单位中，信息化管理的水平还处于最初阶段，对于文件还采用人工处理的方式，工作人员对信息化技术应用的水平还很低，这种管理方法并不是数字化管理模式。同时，在我国信息化水平也比较低，技术应用的设施设备还不够完善。因为信息化技术是档案数字化管理工作的保障，应改进软硬件的设施设备。另外，对文件管理缺少丰富的经验，错误的管理模式也会导致资源及资金的浪费。3）不重视档案数字化管理[1]。对于单位来说，相较于档案管理而言，更加重视经营方面的管理。部分领导认为档案管理对单位的发展没有实质作用，对其重视程度不高，对档案资源也不能充分利用。没有认识到档案数字化管理的重要性，对信息化社会没有充分的了解，对落后的档案管理不进行科学的改进，影响着档案数字化管理工作的进度。

2信息化环境下档案数字化管理对策

2.1提高档案管理的安全性

档案室将资料扫描成电子版信息，上传到档案管理的系统中，利用该系统对档案进行管理及利用，这样在检索档案时会方便快捷。因此，信息化技术在档案数字化管理中发挥着重要作用，所以，如果系统出现问题，或者有网络入侵就会造成档案损失。因此，为了规避风险，提高档案管理的安全性是十分重要的。对档案的安全管理体系进行完善，一方面要提高安全的防范系统，如利用加密软件、设置秘钥等方法对计算机设备加强保护管理。另一方面要对档案进行及时备份，避免突然事件发生时造成不可挽回的损失，尤其是特别重要的资料及档案，要进行单独存放，并且进行访问权限管理，避免资料及档案的丢失及外泄。

2.2建立档案数字化管理守则

如果没有规范的管理规则，对档案管理人员的工作效率有着不利影响，从而导致浪费资源，工作流程不流畅，所到达的工作效果也不好，如档案整理没有实际标准，使其通用性不好等。所以，要根据档案数字化管理的实际工作情况建立管理守则是十分必要的。规范的档案数字化管理守则是指将档案管理工作人员的工作标准化，包括工作时间、步骤及要求等各方面，从细节上对管理工作进行规范，从而提高管理人员的工作效率，既不浪费时间又不走弯路。

2.3提高档案数字化管理人员的专业水平以及档案的收集管理工作

在进行档案数字化管理时，应对档案资料做好整理与收集，并以档案应用为目的进行全方位管理。档案数字化管理的水平主要的影响因素是管理人员的综合水平，档案管理员要通过各种信息化技术对档案资料进行管理及应用，为以后的发展提供保障。在实际工作过程中，要对管理人员进行定期培训，主要包括专业技能以及职业道德素养方面的培训。技能培训主要是针对信息化技术的学习与掌握，职业道德素养培训主要针对责任感以及职业道德等方面的指导。因为档案数字化管理工作是需要信心及耐心的工作过程，所以要让工作人员有极高的思想认识，认真负责的进行档案管理工作。

2.4提高档案数字化管理人员的职业素养

档案数字化管理人员是档案管理的主要操作人员，他们的职业素养直接影响着档案管理工作质量。因此要提高管理人员的素养，就是要改变落后的管理观念，建立合理的思想意识。改变管理人员的管理观念就是让他们从思想上认识到数字化管理的科学性及重要性，抛掉落后的观念，管理人员的职业素养直接影响着职业能力，改变观念对档案数字化管理工作有着极高的促进作用。提升管理人员的职业素养可以从两方面进行，一方面是培训工作人员