HYK-MS-213 电子邮件管理程序.docVIP

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深圳市企启信息科技有限公司

电子邮件管理程序

文档编号：HYK-MS-213

版本信息：V1.0

创建人：信息安全与隐私安全小组

审核者：周静

批准人：黄伟

编制日期：2022年5月10日

批准日期：2022年5月10日

文件变更记录

版本

变更描述

日期

修订人

批准日期

批准人

V1.0

初始版本，文档建立

2022年5月10日

周静

2022年5月10日

黄伟

目录

TOC\o1-2\h\u189991目的 4

284482范围 4

39633职责 4

201803.1行政部 4

16624引用文件 4

147365程序 4

83435.1电子邮件使用策略 4

326345.2电子邮箱分类 5

104575.3电子邮箱的申请、使用 5

53315.4电子邮箱的注销 5

107725.5电子邮箱的安全 6

272536相关支持文件 6

178817记录 6

1目的

为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，特制定本程序。

2范围

本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。

3职责

3.1行政部

负责批准组织内电子邮箱的使用申请。

负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；

负责员工使用电子邮件情况的监控。

4引用文件

《HYK-MS-211信息和隐私安全风险管理程序》

《HYK-MS-220信息分类管理程序》

《HYK-MS-209信息系统设备设施管理程序》

《HYK-MS-213-S01即时通讯工具使用规定》

5程序

5.1电子邮件使用策略

5.1.1因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱。

5.1.2不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息。

5.1.3组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存储备份以用于法律目的。

5.1.4使用电子邮箱应遵循电子邮件策略：

不得用电子邮件经过外部网络发送机密信息；

不得使用电子邮件发送或者转发与工作业务无关的个人信息；

不得使用电子邮件发送或者转发虚假、黄色、反动信息；

不得使用电子邮件发送或者转发宣扬个人政治倾向或者宗教信仰信息；

不得使用电子邮件发送或者转发垃圾信息；

不得使用电子邮件发送或者转发能够引起连锁发送的恐吓、祝贺等信息；

不得使用电子邮件发送或者转发大小超过限制的信息；

不得使用电子邮件发送或者转发发送口令、密钥等机密信息；

不得使用电子邮件发送或者转发可能有计算机病毒的信息；

用本公司外部账号发送、转发、收取公司秘密信息。

5.2电子邮箱分类

5.2.1原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。

5.2.2个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申请使用。

5.2.3电子邮件系统邮箱的增删处理由电子邮件系统管理员操作执行。

5.3电子邮箱的申请、使用

5.3.1新员工入职时，在分配完个人PC机之后，由行政部为其设置电子邮箱。

5.3.2电子邮箱的使用限制如下：

禁止用户群发附件大于5M的邮件。

不得私自利用电子邮箱向同行业组织发送含附件邮件。

5.4电子邮箱的注销

5.4.1当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由行政部发出的《员工离职单》通知电子邮件系统管理员，电子邮件系统管理员负责注销此邮箱，并在《电子邮箱一览表》注明。

5.5电子邮箱的安全

5.5.1电子邮件系统管理员负责电子邮箱系统的日常维护，并监控员工使用组织电子邮箱的情况。

5.5.2行政部负责监控员工在组织网络使用个人电子邮箱的情况。

5.5.3当发生或疑似发生信息和隐私安全事件时，应对员工使用组织的电子邮箱的情况、在组织网络使用个人电子邮箱的情况以及传送的内容进行存储备份。

6相关支持文件

《HYK-MS-221-S04信息系统密码密钥管理规定》

7记录

《HYK-MS-213-R01电子邮箱申请表》

《HYK-MS-213-R02电子邮箱一览表》