如何开好会-结构会议力课程笔记.pdfVIP

01导入：什么样的会议才是⾼效会议？

1糟糕的会议

不好的会议表现在过程失控、结构⽆效上，具体有这些特点：

1.组织会议时：⼤家不响应、不参会、不发⾔、没成果。

2.主持会议时：氛围差、纪律差、表现差。

3.会议发⾔时：⽆内容、⽆结构、⽆效果、成负担。

2中国式会议⼗⼤弊病

TOP1—没有会议规划

TOP2—没有时间管理

TOP3—没有提前做好主体定位

TOP4—没有主持⼈机制

TOP5—经常临时组织

TOP6—⽆关者参加

TOP7—没有会后跟踪机制

TOP8—⼀⾔堂的会议居多

TOP9—会议经常拖时

TOP10务虚加闲扯

3⾼效会议

何为开会？

将不同的⼈，为了「共同利益或寻求共同利益」集合起来，交互信息，以产⽣改变为⽬的的⾏

为。

何为⾼效？

投入少，产出多。

⾼效会议的特点：

短：开短会。

⼩：开⼩会。

结：有结果。

实：有落实。

04两种会议类型

1.单向传递（同步信息型）：单向传递信息的会议，例如动员⼤会。

2.共同讨论（寻求⽅案型）：上下级、同级之间多次互动，形成共识，例如研讨会、务虚会。

02基本原则：⾼效会议的基本原则

罗伯特议事规则

《罗伯特议事规则》（Robert’sRulesofOrder，RONR）是⼀本由美国将领亨利·⻢丁·罗伯特

于1876年出版的⼿册，搜集并改编美国国会的议事程序，使之普及于美国⺠间组织，也是美

国最⼴为使⽤的议事规范。

1.动议中⼼原则：⼀切围绕主题展开，不要偏题。

2.主持中立原则：主持⼈主要串流程，不站队。

3.机会均等原则：主持⼈尽量让意⻅相反的⼈都发⾔。

4.立场明确原则：发⾔⼈要明确表达⾃⼰的立场，不要似是⽽非。

5.发⾔完整原则：不要打断别⼈的发⾔（超时除外）。

6.⾯对主持原则：发⾔⾯对主持⼈，不要⾯向其他发⾔⼈直接去辩论。

7.限时限次原则：每个⼈发⾔的时间有限，次数有限。

8.⼀时⼀件原则：每次讨论就⼀个动议（主题）展开。

9.遵守裁判原则：主持⼈要制⽌违反规则的⾏为。

10.⽂明表达原则：不能⼈⾝攻击，不能质疑他⼈的动机。

11.充分辩论原则：表决要再充分讨论后进⾏。

12.多数裁决原则：赞成⽅要严格多与反对⽅的票数。

03发起者：⽤5W2H框架和BP法则，设计好会议

15W2H框架

描述问题，制定会议⽅向，这可以帮助明确会议的⽬标。

只有先认清问题，才能很好地解决问题。——吉德林法则

先通过5W2H框架，搞清楚问题的基本情况：

what：有⼀个什么现象?出了什么问题?

why：为什么造成这样的结果？

when：什么时候发⽣的？

where：在哪发⽣的?

who：谁出的问题？与谁有关？谁能解决？

how：怎么发⽣的?发⽣过程是怎样的?

howmuch：多少事物出了问题？问题出到什么程度？数量如何?频率如何?

再明确清楚三件事：

1.明确会议⽬的：⼀事⼀议，尽量不开多⽬标会议。

2.明确会议难度：尽量缩短，控制在40分钟内。

3.明确参会⼈员：越少越好，尽量控制在个位数。

2BP法则

Behavior（⾏动）：告诉参会者做什么来帮助⾃⼰。

Profit（利益）：告诉参会者这件事对他的好处是什么。

3会议通知

接下来就可以编写会议通知，告知他⼈，以下是模板：

【会议通知模板】

会议标题：会议是关于什么问题的。

会议时间地点：尽量不要提前通知，要留出适当的时间，让参会⼈准备。

会议⽬标：会议发起⼈为什么要开会。

参会⼈员：为什么让⼤家来参会？来参会有什么好处？

会议议程：对整场会议的阶段性分解。

背景材料：参会⼈应该掌握的基础信息。

预计时⻓：让参会⼈了解会议何时结束，从⽽安排⾃⼰的⼯作，也可以预计到⾃⼰应该准备多

久的发⾔时间。

以下是⼀个具体的案例：

张旭洋经理:

你好！这是⼀份关于“X产品研发项⽬”的会议通知。本次会议由总裁办发起，会议⽬标与你部

⻔的销售⼯作有较强相关性，需要你结合市场反馈，对X产品做最后定位，以⽅便你对本年度

销售计划进⾏修正。

1.会议时间：2022年1⽉4⽇（周⼆）,13:30

2.会议地点：公司本部⼤楼第三