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文书档案管理归档整理操作方法和技巧--第1页
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种
纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之
有序化的过程。
二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,
区分不同价值,便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
(一)收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值
的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求:材料齐全完整、内容真实准确
(二)确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档
文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定:
1、文件正本与定稿为一件;
2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重
要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的
一部份。
4、原件与复制件为一件;
文书档案管理归档整理操作方法和技巧--第1页
文书档案管理归档整理操作方法和技巧--第2页
5、转发文与被转发文为一件;
6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;
7、成套的会议材料分别为件;
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;
9、正文与文件处理单(办文单)为一件;
10、来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件;
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一
册(本)为一件;
12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可
装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;
13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结
合其它特征划分成若干件;
(三)件的装订
件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。
在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进
行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整:
(1)对破损文件进行修裱;
(2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;
(3)去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,
金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。
(4)对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧--第2页
文书档案管理归档整理操作方法和技巧--第3页
(5)小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订:
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。
文件整理时必须左侧和下边齐;不锈钢钉不宜钉得过多,一般为上下两个。(不
锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。)
3、件内的排序:
(1)正本在前,定稿在后;
(2)正文在前,附件在后;
(3)原件在前,复制件在后;
(4)转发文前,被转发文在后;
(5)计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸
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