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工贸公司数据管理制度

一、总则

1.目的

为了规范工贸公司的数据管理，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，提高数据的利用价值，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于工贸公司各部门在生产、经营、管理等活动中产生的各类数据的管理。

二、数据的分类与分级

1.数据分类

（1）业务数据：包括销售数据、采购数据、生产数据、库存数据等。

（2）财务数据：包括财务报表、账目明细、成本数据等。

（3）客户数据：包括客户基本信息、交易记录、反馈信息等。

（4）员工数据：包括员工档案、考勤记录、绩效数据等。

2.数据分级

根据数据的重要性和敏感性，将数据分为机密级、秘密级和普通级三个级别。

（1）机密级数据：涉及公司核心商业秘密和重大利益的数据，如财务核心数据、重大商业谈判信息等。

（2）秘密级数据：具有一定敏感性的数据，如客户详细信息、部分业务数据等。

（3）普通级数据：一般性的数据，如公开的业务信息、部分员工数据等。

三、数据的采集与录入

1.数据采集

各部门应按照规定的流程和方法，及时、准确地采集各类数据。数据采集应确保来源可靠、数据真实。

2.数据录入

数据录入人员应严格按照数据格式和规范进行录入，确保数据的准确性和完整性。录入后应进行数据校验，发现错误及时更正。

四、数据的存储与保管

1.存储介质

根据数据的重要性和使用频率，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。对于重要数据，应进行备份存储。

2.存储环境

确保存储数据的环境安全，防止数据丢失、损坏或被篡改。存储设备应放置在安全的场所，防止被盗、火灾、水灾等意外情况的发生。

3.数据保管

各部门应指定专人负责数据的保管，定期对数据进行检查和维护。对于机密级和秘密级数据，应采取严格的保密措施。

五、数据的使用与共享

1.数据使用

（1）各部门应根据工作需要，合理使用数据。使用数据时应遵守相关的法律法规和公司规定，不得擅自将数据用于非法目的。

（2）对于机密级和秘密级数据，使用人员应经过严格的审批程序，并签署保密协议。

2.数据共享

（1）在公司内部，数据共享应遵循“最小必要”原则，即只共享必要的数据，且共享范围应控制在最小范围内。

（2）跨部门数据共享应经过相关部门负责人的审批，并明确数据的使用目的和范围。

（3）对于外部单位的数据共享，应经过公司领导的审批，并签订数据保密协议。

六、数据的安全管理

1.访问控制

（1）根据数据的分级，设置不同的访问权限。只有经过授权的人员才能访问相应级别的数据。

（2）对于重要数据，应采用身份认证、访问控制等技术手段，确保数据的安全。

2.数据加密

对于机密级和秘密级数据，应采用加密技术进行存储和传输，防止数据被窃取或篡改。

3.安全审计

定期对数据的访问和使用情况进行安全审计，发现问题及时处理。

七、数据的销毁

1.销毁条件

当数据不再需要使用或超过保存期限时，应进行销毁处理。

2.销毁方式

根据数据的重要性和敏感性，选择合适的销毁方式，如物理销毁、逻辑销毁等。对于机密级和秘密级数据，应采用物理销毁方式，确保数据无法恢复。

八、附则

1.本制度由公司数据管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。