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日本档案利用政策的研究

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裴鑫

日本作为亚洲最发达的资本主义国家，其档案开放利用工作虽然起步较晚，但发展速度却很快，经过近些年的发展，有关档案开放利用的法规政策经过了多次的修订和补充，已逐步完善，适应并推动了国家档案事业的进步。日本是一个十分重视信息公开，讲究步骤详尽的国家，与我国相比，日本在档案利用政策某些细节方面体现出与我国大有不同之处，有关的政策规定有其值得借鉴和学习的地方，值得我们深思与揣摩。

研究外国的档案利用政策对于我国档案利用政策的发展和完善具有经验价值和启示作用。日本是亚洲最发达的资本主义国家，又是中国的近邻，两国自古以来就有较为密切的友好交流，其文化背景也有很多相同或者相似之处。所以，对日本档案利用政策的研究会具有一定的独创性和创新性。

一、术语概念界定

在进行论述之前，笔者首先要说明一点：汉语中的“档案”一词在日语中并没有相同的对应词，日本档案学研究者有的广义地把档案看作“情报”的一部分，有的狭义地将其看作“文书”的一部分，在日本，严格意义上的档案馆被称作“公文书馆”，本研究将在某些表述中保留其原有的风格。

关于“公文书”的概念，日本《公文书馆法》第二条将其定义为“中央政府以及独立行政法人等活动的记录和具有历史价值的记录”，它的内容包含了四个方面：行政文书、法人文书、历史公文书以及特定历史公文书。其中“历史公文书”是指具有参考价值的历史记录，是由具有历史价值的行政文书、法人文书等其他机关文书构成的，而凡是移送到日本国立公文书馆进行保管的历史公文书就成为了“特定历史公文书”。

二、日本档案利用政策的内容

（一）利用主体

关于档案利用的权利主体，日本规定：凡年满20周岁，为进行学术研究或抱有其他工作目的而要求借阅档案的人员，都可以查阅已开放的档案；外国利用者也可以利用，但必须持有关介绍，才可以入馆查阅档案。

在这里有一点特别要提出的是：为什么要对档案利用者设定年龄限制呢？国外许多国家包括日本认为这是因为单独使用和研究档案，要求具备一定的抽象思维和推理能力，年龄太小可能难以具备这些能力。笔者认为这一理由是十分科学合理的。随着社会的发展，档案利用者范围的不断扩大，笔者认为在相关规定中增加对利用者年龄的限制是很有必要的。

（二）利用时间

根据日本《国立公文书馆利用规则》第29条和《国立公文书馆利用细则》第2条规定可知：日本国立公文书馆除了星期六、星期日、群众性活动的节日、当年12月28日至次年1月4日以及有关国家仪式活动的节日外，必须每天对外开放；但在特殊情况下可以临时开馆或闭馆，原则上需要在临时开馆或闭馆的两周前将其理由进行通告。阅览室的开室时间是从上午9点15分至下午5点止，但是在下午4点30分之后不得再进入阅览室；但在特殊情况下，这一时间可以变更，但公文书馆必须事前将变更的理由进行通告。

目前，日本国立公文书馆有关部门正在积极讨论关于增加档案馆开馆时间的问题，力争逐步实现周六亦可开馆供利用者利用，这点值得我国参考。

（三）利用方式及费用

日本档案利用方式主要包括供阅览、复制、咨询、借出和展览等。具体如下：

（1）阅览。凡年满20周岁的公民，为进行学术研究要求借阅档案者，必須填写阅览许可申请书，经批准后，领取阅览许可证，便可在阅览室进行阅览。

（2）复制。利用者可按照有关规定对档案资料进行复制，复制方式主要有：胶卷负片、胶卷正片、放大照片、静电复制品、手抄本。

（3）咨询。需要档案的检索资料及特定的情报资料时，档案馆根据利用者的咨询情况提供相应的参考资科。

（4）外借。其他机关以学术研究、社会教育等公共事业目的举办展览会需要陈列档案文件时，经馆长批准在确保档案不受损坏的前提下，可以借出，原则上借出的时间不超过一个月。

（5）展览。公文书馆每年可根据需要举办展览会（包括春秋特别展、企划展、常设展等）、参观学习会等活动。

日本各级各类档案馆以“免费服务”为主，利用者作为纳税人，可以完全“免费”查阅档案，只有在缩微复制、电子档案目录提供、图像输出等过程中收取很低的成本费，本国公民和外国人的收费标准相同。

（四）利用服务

1.利用服务的特点

（1）馆内基础设施完备便捷。从日本档案馆的馆内设施来看，为了方便来馆的利用者，馆内设置了休息室、自动贩卖机、吸烟室、学习室、数字图像阅览设备等特色的服务设施；而且，缩微和高效率的复印设备也被日本各档案馆普遍使用，尤其是彩色缩微技术的使用，可以制成与原件一模一样的档案复制件。

（2）档案网站服务丰富周到。以亚洲历史资料中心为例，该中心在建设的过程中，实行免用户登录模式，利用者可以无条件地利用该网站上公布的丰富的档案资料；此外，为了使国外的利用者加深对中心的了解，在主页的设置上，除日语主页外，还开设了英语、中文、韩语主页，这无疑是考虑到了中国用户与韩国、朝鲜等用户的