现代企业档案管理工作的信息化建设探析胡明辉.docx

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现代企业档案管理工作的信息化建设探析胡明辉

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摘要：当前，我国社会主义市场经济有条不紊地发展，在这样的大环境下，企业的信息开发和信息利用就显得尤为重要。企业档案包含了企业在整个发展过程中产生的重要信息资源，这些信息能对企业的进一步发展提供指导和参考作用。因此，档案管理在现代企业的管理中占有重要地位。要进一步提升企业在档案管理方面的水平，就必须完善和创新现有的管理模式，用大数据来指导管理理念，从而助力于企业档案信息化建设，提升档案信息的利用率，促进企业又好又快地发展。

关键词：现代企业；档案管理；信息化建设

一、现代企业档案信息化的意义

企业档案信息化必须满足合理合法的前提，运用科学的管理方法中先进的管理手段，利用信息技术、网络平台，对企业在生产过程中产生的公文、设计文档、音像等档案信息数字化、网络化，方便企业整合利用。所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。

企业档案信息化的方式管理，能有机结合先进技术，以网络作为平台，实高效的为企业各部门提供准确的数字信息，为生产经营提供优质服务。传统的档案模式，是由档案工作人员对文件进行手工收集、管理、查阅且无备份。其他部门查阅资料，档案工作人员需根据编号，目录等检索方式，去档案库房仔细查找，费时费力。纸质版的借阅，会导致纸张受损或遗失，特别是对于磁带、光盘等需长期保存的档案，一旦文件缺失或损毁将无法复原，不便于文档保管工作。如果企业使用档案信息化管理手段，录入的数据变成电子文件，既方便查阅，又不用担心文件损毁、页码遗失等问题，还可实现资源共享，做到档案利用最大化。

档案信息化管理工作除了是要加强对电子文件的归档管理，要求电子文档标准化、统一化，对不同类型载体的档案做到数字化统一管理，还要注重档案信息安全，档案工作人员要确定企业在生产过程和经营过程中所产生的需要保密的档案类型，做到加强管理。设置档案利用的查看权限，把握好保密与利用的关系。最后要提升企业档案管理人员的工作能力及自身素质，充分发挥企业档案的作用，为企业的发展提供有用资源。

二、现代企业档案信息建设存在的问题

1、电子档案信息安全性低

每个企业在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我们很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如，很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件，所以，一旦企业收发文件的账号和密码外泄，就会造成档案信息泄露的现象。再有就是，很多企业为了获取同类行业的商业机密，常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台，获取核心机密，因此，如何提高电子档案信息的安全性，已成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈，同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。

2、企业缺乏信息化建设标准

当前，虽然很多企业都纷纷参与到电子档案信息化建设的潮流中，但是由于此项工作起步较晚、发展速度过快，使得与之相匹配的建设标准还处于探索和形成阶段，以至于在使用电子邮件的过程中常常出现电子文件的搜集、编号、查找以及格式等存在不一致的现象，在很大程度上降低了我们使用电子档案资料的速度和效率。例如，一些企业为了防止文件接收部门修改或编辑电子文件，常常会将文件设置成PDF格式或CAJ格式，而这两种格式往往都需要使用与之相匹配的阅读器才能将其正确打开并浏览其他内容。也就是说，当我们在接收到PDF格式或CAJ格式的相关资料时，我们还必须要下载PDF阅读器或CAJ阅读器才能准确的获取文件中的信息。

三、现代企业档案管理工作的信息化建设

1、改变落后的档案管理理念和方法

现阶段，管理档案还停留在档案和信息的收集、保存层面，从事档案信息管理的人和企业并没有真正意识到如何能有效地对档案信息进行分析及处理才能极大地促进企业大力发展。在当前大数据时代背景下，上到企业的最高管理层，下到基层的档案管理人员，都需要对现有的管理理念进行转换，企业中有权利的职能部门需要出台一系列的关于档案管理的规章、制度，如此方可使档案信息尽可能地被合理使用，通过采取高效的大数据处理技术，帮助企业从设备、项目等各个角度进行有效地数据分析，进而为企业指明正确的发展道路，这样才能让企业的经济效益得到最大的提升。

2、建立科学合理的档案信息管理系统

一是要将原来的纸质版档案尽快转化成电子版档案或数字化档案，而且要尽量加快整个转化的过程。同时，还要用统计学的方法和原理对数字或电子档案分门别类地进行整理、保存。二是要结合企业实际，利用先进的技术手段，开发出对自身发展有利的档案信息管理系