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会议管理和邮件沟通MeetingManagementandEmailCommunication

课程内容§课程介绍§第三单元会议的召开--什么是会议主持人--会议主持人的职责--会议主持人的相关技能--会议主持练习§第一单元会议管理的再认识--会议现状评价--会议的重要性--哪些会议可以取消--会议模拟:大客户会议§第二单元会议前的准备--会议目的§第四单元会议后的管理-会议纪要--会议日程表-项目进度报告--会议日程表练习

会议管理MeetingManagement第一单元：会议管理的再认识1、评价目前的会议状态2、会议的重要性3、哪些会议可以取消4、会议模拟：大客户会议

Yourtopfivepainsinmeeting？

会议的重要性n据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。n美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。n另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。

为何开会?传达信息?解决问题?进行决策?团队建设/营造氛围

这样的会议可以不开?没有明确主题?没有充分准备?重要人士未出席?可以有替代方案?会而不议?议而不决

如果想开好会议KISSKeepitsimpleandshort!

练习#1：大客户联谊会?背景?时间安排–每人5分钟–每组15分钟?请找出一位主席主持会议?请共同找出团队答案

会议管理价值观/文化团队合作原则会议目的会议程序PDCA管理循环/会议实施管理硬环境会议管理规定/表格/信息管理软环境人际沟通，冲突管理，领导模式

会议管理前的再认识请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?

会议管理MeetingManagement第二单元：会议前的准备1、会议目的2、会议日程3、练习：会议准备练习

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如何开会?会议之前–这次会议打算实现什么目的？–为什么要开会?–邀请谁参加?–何时?在哪里召开最好?–应该先准备哪些资料给参加开会的人参考?–是否要求开会者事先准备某些特定资料?

安排会议日程?确定会议的目的，方式，时间，场地?确定需要参加会议的合适人选?制定议程表–避免使会议日程表过于简单或是模棱两可–确定议题是“用来传递信息”、“用来讨论”，还是“用来决策”的–就有关信息和议事日程提请参与会议者注意–议题的顺序/时间安排–如果可能的话，尽量将会议控制在两个小时之内–会议日程表上标上开始和结束时间–为了避免会议超时，可以将其结束时间安排在午餐前或是一天的工作结束之前–将所有的议题都事先考虑一遍

会议日程表应该包括?用一句话来阐述会议的主题的标题?对会议要达到的目的进行阐述的一句标题?对会议所需时间的估计?参加会议的合适人选?会议的开始和结束时间?会议地点

会议日程表简单范例?目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。?目标：决定是让销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。?所需时间：60分钟?到会人员：财务经理、销售经理、行政经理、销售副总裁?时间/地点：上午9:00-10:00；董事会办公室?日程安排：

练习#2?公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？?请发出会议邀请通知?请做出会议前准备工作清单?时间：20分钟

GuidelineforMeetingManagementBeforeMeeting1.Usecalendartoschedulemeeting2.UseMeetingRequesttosendmeetinginvitation3.Chooserightpersonandconfirmattendanceformeeting4.Goodpreparationofmeetingorganizerandparticipants,anddetailagendawithclearroleandresponsibility.5.Makecleararrangementoflogisticssupportsinmeetingnotice.

会议前的准备请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?

会议管理MeetingManagement第三单元：会议的召开1、什么是会议主持人2、会议主持人的职责3、会议主持人的相关技能4、会议主持练习

会议主持人的角色Engagemen