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记录控制程序

范围

适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。

规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

术语和定义

职责

综合管理部

是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。

各职能部门

负责本部门记录的控制和管理。

工作程序及要求

记录清单建立、备案、标识

各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。

综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。

各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。

综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下：

SJ/JL—×××—×/×

记录的使用

各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。

记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。

记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。

记录收集的内容

各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：

管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；

过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录；

供方评价记录及合格供方的质量记录；

有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录；

设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；

对过程、设备、人员的鉴定记录；

进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录）

检验、测量、试验设备的校准检定记录；

不合格品控制的有关记录

持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录

内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录；

各种培训记录；

与服务有关的记录；

与统计分析有关的记录；

搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；

来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；

可靠性分析、验证记录；

其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录；

对顾客或供方的PPAP相关记录；

满足法律法规和顾客要求的记录；

效益、效率、成本相关记录。

记录的编目、归档、贮存

各部门对记录进行分类并按顺序编好目录。

各部门所产生的记录自行归档，对要归档的记录应按记录的时间顺序或编号序进行分类装订，对已归档的记录，记录管理人员要填写《记录归档及处理登记台帐》，且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅。

贮存

各部门自行贮存本部门所产生的质量记录。贮存环境要适宜，防止损坏或丢失。

记录的保管要做到台帐清晰，便于识别、查阅、存取。

记录保存期限如下：

内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年。产品风险分析、措施记录保留15年；

生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年（当顾客有特殊要求时，按顾客要求执行）；

质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）必须在其生产的当年和下一个日历年予以保留；

以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，本要求不替代任何政府规定的要求；

所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存。

记录的查阅、作废处置、监督检查

查阅

记录借阅要履行借阅手续，借阅人要在《借阅登记台帐》上登记，签名，标明借阅份数和返还日期等。

归档的记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏，丢失。

合同要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。

作废处置

超出保存期限的记录，如无继续保存的价值，各部门应进行作废处理。

记录需作废处理应列出处理清单，经部门经理批准、综合管理部备案后方能进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。

综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查。

相关文件目录

《文件控制程序》

相关记录及保存期

《记录归档及处理登记台帐》长期保存

《表格管理样册》长期保存

《借阅登记台帐》长期保存