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外贸部管理制度范本

为加强公司的规范管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促

进公司发展壮大。根据有关法律，法规及公司章程的规定，特制订如

下本公司外贸部门管理制度。

一.管理制度大纲

1.外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制

度和决定

____公司提倡全体员工积极学习相关科学技术和文化知识，努力

提高自身的整体素质和水平。

____公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理

化建议。鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。

二.行政管理制度

1.外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不

早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理

同意。

____周一至周六为工作日，周日为休息日，工作时间为:8:00-

12:00,13:30-17:30两个时段，(特殊情况，以公司通知为准)

3.严格请、销假制度。员工因私事请假应写请假条报经理批准。

末经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理

批准，可事后回公司要补写请假条。

4.工作时间禁止上网打牌，下棋，聊天，玩游戏，听音乐等与工

作无关的事情。如有违反者每次罚款____元，累犯者依情加重处罚。

罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

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5办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用

6所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。

三.业务管理制度

1.一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制，有价值文件由业务

员本人按类别归档，外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接

件当日报送本部门经理。重要的外发文件由外贸部经理审核后发送，

并由业务员本人按类别归档。

2.所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司

保密事项。

3.外贸业务中所用的各类工作表格，传真格式等使用统一制定的

模板。

所有文件均要到各相关文件管理表中进行登记并获得相应编号。

4.业务人员在对客户的询价做出报价前，应了解客户基本信息

5.对于客户的邮件、传真原则上在____小时内答复，特殊情况要

延期的，应及时向客户解释及告知大概需要的时间。

6.产品报价，应按照开发工程部的价格，如对开发工程部的价格

有异议，可与开发工程部进行再度确认，协商。

7.对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我司开发工程部

所报的价格，业务人员应先上报部门经理批准实施。

8.对于需外发的产品的报价，我司的利润率不得低于____%，特殊

情况需上报本部门经理批准。

9.对于CF及CIF报价，需要我方办理运输，保险的或需要进行

法定检验等事项的，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选

择中介机构应考虑业务熟练，服务效率高及收费合理的。

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10.对于客户要求寄样，原则上要求到付，特殊情况如关系比较好

的老客户，我方可以预付，并免收样品费，但必须先报部门经理批准

后执行，费用较大的，报副总经理或总经理批准后执行。

11.客户要打样的，业务人员应和开发工程部沟通协调好，确保样

品的质量及规格符合要求，审核无误后方可寄出，客户对于产品有包

装或唛头要求的，在正式包装或印刷前需经客户确认。

12.付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余的

出货前付清，及全部短期、即期信用证，(我公司信用证由保华公司代

理，接信用证前一定要跟客户及保华公司联络好)，业务员配合保华公

司负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异应及时通知客户修

改。信用证审查无误后，报部门经理复核。

13.原则上，公司在收到客户的全部货款，部分定金及信用证经复

核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

14.在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品

生产进行监督，检查，发现问题及时解决，或由部门经理协调解决，

或部门经理上报副总经理或总经理解决。严格把握产品的规格，质

量，包装，生产时间符合客户的要求。

15.对CF，CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安

排好货贷，确定定舱事宜