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档案管理的有效措施

档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供

利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用

者提供权威的、可信的档案信息服务。

档案管理的有效措施

一、领导重视是做好档案工作的前提

一()爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，

在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使

单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作

人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯

干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更

好地为单位的发展服务。

二()加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作

不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作

不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣

传文档工作。

首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触

动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提

供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档

案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、现代化管理是做好档案工作的途径

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问

题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困

难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有

实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

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一()掌握现代化管理技能，提高综合素质

电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运

行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成

文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，

这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运

用。

文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要

求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合

本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要

注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文

档管理人才。

二()利用现代化技术整理档案

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理

文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根

据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因

每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免

地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带

来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷

标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到

方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可

发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整

理、深化检索的目的。

三、提高档案管理人员素质是做好档案工作的保障

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文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质

量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档

案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人

中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样

化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知

识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要

求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形

势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批

既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

一()进一步提高文档管理人员对文档工作的认识

增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求

管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务

实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论

知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方

法管理文档的基本技能。

因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视

野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管

理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业

道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使