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公章使用管理制度

第一章总则

为加强公章的管理和使用，确保公司公章使用的合法性、安全性和有效性，特制定本制度。公章是公司在法律上进行重要活动的标志，关系到公司的合法权益和声誉，必须严格管理。

第二章适用范围

本制度适用于公司内所有部门、公章的使用及管理，包括但不限于财务部门、法务部门、行政部门及各业务部门。所有员工在使用公章时，须遵循本制度。

第三章管理规范

第1条公章的分类

公章分为以下几类：

1.公司法人章：用作公司在法律文书、合同、对外往来等场合的签署。

2.财务专用章：用于财务报销、发票、资金流动等财务相关文件的确认。

3.合同专用章：用于合同签署和相关法律事务的确认。

4.其他专用章：根据公司需要设置的其他公章。

第2条公章的保管

1.公章由综合管理部专人负责保管，确保公章的安全性和完整性。

2.公章应存放在专用保险柜内，设定保管权限，非授权人员不得随意接触。

3.每年定期对公章进行安全检查，确保其完好无损。

第3条公章的使用

1.公章使用必须经部门负责人审批，填写公章使用申请表。

2.申请表须注明使用目的、使用日期及相关文件。

3.使用公章的文件需经相关负责人审核，确保文件内容的合法性和有效性。

第四章操作流程

第1条公章使用申请流程

1.申请：使用公章的员工需填写《公章使用申请表》，并获得部门负责人的签字确认。

2.审核：部门负责人审核申请表内容的合法性和必要性，并在表上签字。

3.登记：综合管理部对申请表进行登记，并记录公章使用情况。

4.使用：在获得批准后，方可使用公章，使用后需立即归还。

第2条公章使用记录

1.每次使用公章后，综合管理部应及时更新使用记录，包括使用日期、用途、使用人等信息。

2.使用记录需保存至少五年，以备查阅。

第3条公章的归还

1.使用完成后，公章应及时归还至综合管理部，归还时需填写《公章归还记录表》。

2.综合管理部应核对公章的完整性和状态，确认无误后方可归还。

第五章监督机制

第1条监督管理

1.综合管理部负责日常监督公章的使用情况，确保各部门遵守本制度。

2.定期开展公章使用情况的检查，发现问题及时整改，并向公司管理层汇报。

第2条违规处理

1.对于未按照本制度使用公章的员工，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款或解雇。

2.若因违规使用公章导致公司损失，责任人需承担相应的赔偿责任。

第六章附则

第1条解释权

本制度由综合管理部负责解释，具体实施细则可根据实际情况进行调整。

第2条生效日期

本制度自发布之日起生效，各部门应严格遵守。

第3条修订流程

本制度的修订需经过公司管理层审核，必要时可征求各部门意见，确保制度的适用性和有效性。

结语

通过制定和实施公章使用管理制度，我们旨在加强公章的管理，确保其使用的合法性与合规性，从而维护公司的合法权益，确保公司业务活动的顺利开展。各部门及员工应认真学习和遵守本制度，积极配合综合管理部的监督和管理工作。