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电子文件归档与管理

为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档

与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电

子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施

办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、

国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，

特制定本办法。

第二章管理体制和职责

第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学

校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解

决实际问题。

第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制

度和技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运

转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文

件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子

文件的真实性、完整性和有效性。

第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一

定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子

文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类

保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要建立相应的

工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的

保管与利用实行全过程管理。

第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集

中统一管理。

第三章电子文件收集、积累

第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有

查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或

刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时

间，放入专用装具内积累妥善保管。采用物理归档到档案馆后的

电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第二条收集积累的电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电

子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，

收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环

节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应

以不同标识加以区别。

2、正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制

作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行

决定是否保存。电子文件稿本代码为：M——草稿性电子文件；

U——非正式电子文件；F——正式电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文

件、影像象文件、声音文件、多媒体文件、超媒体连结文件、程

序文件和数据库。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、

表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，

必要时同时保留文字处理工具软件。归档应重点收集定稿电子文

件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格

式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静

态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电

子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相

关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静

态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修行等问题，不要

遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设

备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获

得的动态图象文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超

媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法

和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通

用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，

归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以AV

I、MP3为通用格式。