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浅谈现代秘书工作的职业特点及发展趋势

摘要

秘书这一行业已存在并发展了很长时间，随着社会主义市场经济体制在我国

的建立，我国的秘书行业与国际接轨，现代秘书的概念开始更多地被提及。本文

立足于现代秘书与传统秘书的区别，深入探究了现代秘书行业的特点及未来发展

趋势。

关键词：传统秘书，现代秘书，职业特点，发展趋势

引言

最近几年，秘书界提出“现代秘书”的概念，相关论著也层出不穷，究竟现

代秘书与传统的秘书有什么不同呢？笔者认为，从专业性与综合性相统一、信息

枢纽的传达特点以及工作中的辅助性这三方面，现代秘书的内涵和外延无疑比传

统秘书更深入更复杂，更需要综合统筹的智慧和较高的专业水平。鉴于不同时期

秘书的工作涉及的领域及应具备的知识能力不同，新形势下的秘书工作十分考验

现代秘书的素质与能力，我们有必要对这种现象加以探讨并促使我国秘书行业为

之做出改变。以下先分析一下现代秘书工作的职业特点。

一、现代秘书工作的职业特点

1、专业性与综合性相统一

传统秘书的职能范畴除撰写文书类算是比较技术性的工作外，其它的服务大

多都是低层次的事务性服务，也就是传统意义上的有关文书的办理、整理、立卷

归档，会议的组织、接待工作，办公室值班、信访工作、文件信件的管理、车辆

调度，甚至还包括后勤服务等，秘书职业一度曾被社会公众看作是为领导办私事

的、跑腿的、打杂的。

我国加入世贸组织后，秘书行业与国际接轨，现代秘书理念呼之欲出。传统

秘书的职能范畴已不再适应时代的发展和满足领导工作的实际需求，社会更需要

有一定经营管理知识储备的秘书。因此,为顺应时代发展的潮流，满足领导工作

的实际需要，秘书的职能范畴必须做出相应的调整。

现代秘书理论告诉我们，现代秘书的职能范畴是在传统的事务性服务的基础

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之上，进一步加强秘书的智能服务职能。进而，本文认为,智能服务是用以区别

现代秘书与传统秘书的根本之处，是现代秘书职能范畴中最高级的职能。在这项

职能中，秘书需要采用调查研究的方法,以信息工作为基础，参谋咨询上级领导

及管理原则、会议决策等，统筹各方，运用自己的专业知识，帮助领导更好地解

决问题。总而言之，智能服务是以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。

有学者把秘书分为若干型，如秀才型、办事型、技术型、综合型等，笔者认

2

为，现代秘书则应该是智囊型的，也必须是智囊型。理由如下：1、随着办公自

动化的普及，现在许多日常工作和事务已经可以用电脑来完成，秘书不再需要进

行手工式的劳动，而应该从事更复杂的智力活动如帮助领导提建议等。2、秘书

撰拟的信件或文件大部分都是属于指示性或指导性的，这些文件的主要内容来自

于领导层的决策和指挥。秘书要想写好这些文件，领导层的决策活动就必须要参

加，这样才能真正领会决策的内涵，也就是客观上要求秘书成为“智囊型”人才。

3、决策是领导层的高级活动，公司事业的进展很大程度上取决于领导的决策。

在这些重大问题上，秘书有必要也有责任帮助领导层出谋划策，设计方案并优化

方案，如此才能够体现出秘书才能和作用。虽然并不是所有的秘书都必须是智囊

型的，但是，作为现代秘书主体和骨干的如秘书长、办公厅(室)负责人、掌握

信息和起草文件的秘书等，一定要是智囊型的。综上所述，现代秘书这一概念中，

专业性与综合性相统一无疑是最重要也是最主要的因素。

2、信息枢纽的传达特点

信息时代的到来使企业之间交流更方便，相应地，秘书工作的科技含量也就

越来越高。21世纪的秘书行业，将是一个知识、信息高度密集的行业。秘书所

从事的工作已不仅仅限于办文、办事、办会这样的一般事务性工作，而更多的是

以信息为载体，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，然后提出预案，把

做好信息工作作为参谋协调、催办督办的前提和手段，主动为领导决策降低风险

度。从某种意义上说，准确有效的信息是帮助领导制定科学决策必不可少的工具，

因此秘书提供的信息是否使用直接关系到领导决策的是否高明。由此可见，现代

秘书必须具有很强的信息收集利用意识和信息服务能力。也就是说现代秘书的第

二个特点便是信息枢纽的传达特点。作为信息枢纽，秘书利用信息来服务的能力

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主要包括五个方面的内容：1、获取信息的能力。内部信息网络是秘书部门获取