内部文件及数据的保管与归档管理制度.pdfVIP

内部文件及数据的保管与归档管理制度

第一章总则

第一条

为保障企业内部文件和数据的保密性、完整性、可用性以及合规性，

提高企业内部信息管理水平，现订立本《内部文件及数据的保管与归

档管理制度》。

第二条

本制度适用于本企业全部部门和员工，全部部门和员工均应严格遵

守。

第三条

内部文件包含但不限于企业各级文件、报表、档案、合同、协议等

相关文书，数据包含但不限于数据库、电子文档、邮件等。

第四条

内部文件和数据的保管与归档工作应符合国家法律法规和相关政策

规定。

第二章内部文件的保管管理

第五条

全部内部文件均应按日期次序进行编号，并存放于特地的文件柜或

档案室内，确保文件的分类、整理和管理。

第六条

文件保管人员应订立认真的文件管理计划，明确文件的保管期限和

归档方式。

第七条

文件保管人员应定期检查和整理文件，如发现文件有损坏、丢失等

情况应及时报告，并按规定程序进行处理。

第八条

全部内部文件均应设定访问权限，确保只有经过授权的人员才略查

阅和使用。

第九条

内部文件的复制、转发和外传必需经过审批，并记录相关操作信息。

第三章数据的保管管理

第十条

数据管理人员应对企业内部的数据进行分类、整理和标识，确保数

据的可查找性和可读性。

第十一条

数据管理人员应建立完善的数据备份机制，保障数据的安全性和可

恢复性。

第十二条

全部员工应对企业数据进行合法合规的使用和处理，不得私自删除、

窜改、泄露或外传数据。

第十三条

数据管理人员应设定数据的访问权限，确保只有经过授权的人员才

略查阅和使用数据。

第十四条

数据的存储介质应定期检查和更新，如发现存储介质有损坏或失效，

应立刻更换并备份数据。

第十五条

对于已经归档的数据，应采取合适的存储介质进行长期保管，并定

期进行数据完整性验证。

第四章归档管理

第十六条

归档管理人员应订立认真的归档计划，明确归档的依据、方式和期

限。

第十七条

归档文件应依照规定的分类方式进行整理和存放，并标注相关信息，

以便后续的查找和使用。

第十八条

归档文件应逐级审批，并记录相关操作信息，确保归档过程的可追

溯性和合规性。

第十九条

归档文件的查阅和借阅必需经过审批，并记录相关操作信息，确保

归档文件的安全和规范使用。

第二十条

归档的文件和数据应依照规定的期限进行存储，并与相关部门进行

合作，确保归档文件的完整性和可读性。

第二十一条

归档文件的销毁必需经过审批，并记录相关操作信息，确保归档文

件的安全和合规销毁。

第五章监督与责任

第二十二条

各部门和员工应严格遵守本制度，如有违反将面对相应的纪律处分。

第二十三条

公司领导应加强对内部文件和数据的保管与归档管理工作的监督和

引导，确保制度的有效实施。

第二十四条

各部门和员工应定期进行内部文件和数据管理的自查和评估，及时

发现和整改问题。

第二十五条

对于违反本制度的行为，应依据公司相关规定进行处理，包含但不

限于警告、记过、降级、开除等。

第二十六条

公司将定期对本制度进行评估和修订，确保制度的适用性、可行性

和有效性。

结论

本《内部文件及数据的保管与归档管理制度》对企业内部文件和数

据的保管与归档工作进行了认真规定，包含内部文件的保管管理、数

据的保管管理、归档管理等方面的内容，旨在提高企业内部信息管理

水平，保障文件和数据的安全和合规。在制度的有效实施下，信任企

业的内部文件和数据管理工作将得到进一步的规范和提升。