中建EPC项目设计类文件资料管理及归档工作导引.docx

中建八局EPC项目设计类文件资料管理

及归档工作导引（暂行）

1 总则

1.1 目的

为规范和加强EPC项目设计类文件资料的管理和归档工作，确保EPC项目设计管理工作有序可溯,实施跟踪同步及时,特制定本导引。

1.2 依据

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《中华人民共和国档案法实施办法》

（3）《建筑工程资料管理规程》JGJT185-2009

（4）《建设工程文件归档规程》GB/T50328-2014(2019年版)

（5）国家、行业相关法律、法规、规章及规范性文件

（6）《中国建筑第八工程局有限公司档案管理规定》

（7）结合我局EPC项目设计管理工作开展实际情况

1.3 适用范围

本导引适用于全局建筑工程EPC项目设计类文件资料的管理、归档工作。

1.4 术语定义

（1）EPC项目设计类文件资料

指项目设计管理工作开展过程中的策划、评审、会议、各阶段设计图纸等资料以及项目设计管理部门与外界往来函件、联系单等文件。包括设计基础类文件、设计策划类文件、设计管理类文件、设计成果类文件、过程服务类资料、会议记录类资料等。

（2）设计成果文件管理要求

项目启动时，根据总承包合同中相关条款，确认设计文件图纸审查版的提交数量和报批程序、施工图的提交数量和发放范围、竣工图的编制要求、装订方式及交付数量等。对于在项目实施过程中形成的纸质文件和电子文件，应及时录入中建八局档案信息管理系统。

2 管理机构与职责

2.1 管理职责

序号

管理职责

局总部

二级单位

三级单位

项目部

1

项目设计类资料收集、整理、系统录入

√

2

牵头组织所属项目的设计类资料归档工作

√

√

3

EPC项目设计类资料审核、接收及实体保管

√

4

EPC项目设计类资料及档案监督、检查、考核、指导

√

√

√

5

中建八局档案信息管理系统用户信息管理

√

√

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具体职责如下：

管理机构

管理职责

局总部

办公室

1.牵头负责、统筹管理EPC项目设计类文件资料的档案管理工作，并制定档案工作有关制度。

2.及时传达有关档案管理要求，监督、检查、指导、考核档案管理执行情况。

科技部

参与、配合管理EPC项目设计类文件资料的监督、检查、审核、指导与归档工作。

二、三级单位

办公室

1.负责本单位EPC项目设计类文件资料归档的管理工作。

2.根据局总部及地方要求，建立健全EPC项目设计类文件资料档案管理办法。

3.负责交底、培训、监督、检查、指导、考核以及中建八局档案信息管理系统的管理工作。

4.接收、保管EPC项目设计类文件资料的实体和电子版档案，并办理移交手续。

设计管理

部门

1.EPC项目设计类文件资料档案管理过程监督、检查、审核、移交。

2.与办公室联动，开展EPC项目设计类文件资料归档移交考核工作。

EPC项目部

资料室

1.接收二级单位和三级单位的交底工作。

2.做好EPC项目设计类文件资料的装订和上架等归档工作。

3.及时将资料目录录入中建八局档案管理系统，上传核心档案电子版。

4.承担实体资料的保管和资料室的维护工作。

5.负责经二、三级单位设计管理部门审核合格后的文件资料向二级单位办公室移交工作。

设计管理部门/设计经理

1.负责本项目设计管理工作相关的各类资料的收集、检查、整理等工作，并确保归档资料的完整、齐全和准确。

2.负责收集、整理并将资料目录及实体资料及时交至项目资料室，最后由项目部统一归档到二级单位档案室保管。

3.明确与外部各单位的设计类资料的收发人员、管理权限和工作职责范围。

2.2 审批权限

管理职责

局总部

二级单位

三级单位

项目部

中建八局EPC项目设计类文件资料及归档管理

√

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√

中建八局档案信息管理系统用户信息管理

√

√

√

3 设计类文件资料归档管理流程

（1）管理流程

（2）管理要求

序号

关键活动

管理要求

时间要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

编制资料管理计划

梳理本项目设计类相关文件清单，明确各类资料编制/收集责任人及相关人员，明确资料完成及归档时间。

根据项目合同的签订时间及时编制

项目设计管理部门/设计经理

项目工程部、商务管理部、设计单位

设计类文件资料归档目录

2

收集、整理、编制资料

结合项目所处不同阶段，根据设计类文件资料归档目录及当地政策要求，牵头收集、整理、编制相关资料，资料编制与工程同步。

随时

项目设计管理部门、项目设计经理、项目技术负责人

项目工程部、技术部、商务管理部等

国家、行业、地方相关文件

3

监督检查

监督检查资料编制质量、资料同步率及中建八局档案信息管理系统同步上传情况。

每季度

二级单位设计管理部门

三级单位设计管理部门、项目设计管理部门、资料室

-

4

录入中建八局档案信息管理系统

按照《中建八局有限公司档案管理规定》规定进行录入。

随时

资料员

项目工程部、三