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会议管理办法

第一章总则

第1条为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。

第2条本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第3条主要职责。

1.集团领导：负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。

2.集团行政管理中心：负责会议计划方案的策划、落实以及会议

的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。

3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决

定的落实等。

第二章会议类型

第4条固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专

题会议等。

会议名称召集部门会议周期参会人员议题和活动

股东大会董事会年度

每年4月股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理

人员和各分公司经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务

工作报告

公司年会企业管理

中心年度

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春节前半个月左右分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经

理，总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐

经营工作会议经营管理

中心半年度

过年后和6月底各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集

团总部各部门负责人经营工作总结及座谈

财务工作会议财务管理

中心半年度

过年后和6月底集团财务部门全员

各分公司财务负责人财务工作总结及座谈

质安工作会议工程管理

中心半年度

过年后和6月底集团工程部门全员

各分公司负责人工程质量、安全、创优的总结与座谈

公司例会企业管理

中心每周

周一召开公司高管

各部门负责人上周重大问题及部门计划执行情况等

第5条非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨

会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管

部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。

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第6条会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。

年度、半年度的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据

情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。

第三章会议计划

第7条制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理

中心做不同的计划方案。

1.固定会议计划：行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议

计划（不含每周例会），填写《会议计划表》，并上报集团领导审

批，在第二年年初公布计划。

2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理

中心呈报会议需求，填写《会议需求表》，行政管理中心收到会议

需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写《会议计划表》，

并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责

在每月30号公布下月会议计划安排。

3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特殊情况

需变动的，应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。

第8条组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议，其

他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。

第9条计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计

划，当出现临时突发状况，行政管理中心负责及时调整计划，合

理安排，保证会议的顺利召开。

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第四章会议准备

第10条公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大

型会议需提前7天），责任部门按《会议通知》模板（附件3）填

写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会

议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理中心，行政管理中

心审核后进行公布。

第11条会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要

求，负责会场准备，按照《会议准备确认表》准备好各类物品，

责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议

和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。

第12条会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排，

行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、

整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政

信心中心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。

第13条参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在

会议