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内部沟通协调管理制度

第一章总则

为提高组织内部沟通效率，促进各部门之间的协调与合作，确保信息的及时传递与反馈，根据《中华人民共和国公司法》及其他相关法规，结合我公司实际情况，特制定本内部沟通协调管理制度。本制度旨在规范内部沟通流程，明确责任分工，提升工作效率，促进组织目标的实现。

第二章适用范围

本制度适用于公司各部门及其员工，涵盖所有涉及内部沟通的活动、流程和行为，包括但不限于会议管理、信息共享、反馈机制及跨部门协作等。

第三章制度目标

1.提高沟通效率：建立快速、有效的沟通渠道，确保信息的及时传递与反馈，减少沟通障碍。

2.促进部门协作：通过明确的沟通规范，增强各部门之间的协调与合作，提升团队凝聚力。

3.提升决策质量：确保各类信息的充分交流，为科学决策提供依据，增强决策的合理性和有效性。

4.保障信息安全：规范敏感信息的传递与处理，确保信息安全与保密性，防止信息泄露。

第四章管理规范

4.1沟通渠道

1.正式沟通渠道：

-电子邮件：用于发送正式通知、报告及文件。

-会议：定期召开部门会议、项目会议，确保信息共享与交流。

-内部公告：通过公司内网发布重要信息和通知。

2.非正式沟通渠道：

-面对面交流：鼓励员工在日常工作中进行积极互动。

-社交工具：如企业微信、Slack等工具可用于日常交流。

4.2沟通流程

1.信息传递：

-信息发起人应确保信息的完整性与准确性，必要时附上相关资料。

-信息应通过正式渠道发送，确保信息记录与追踪。

2.会议管理：

-会议需提前通知相关人员，明确会议议题、时间与地点。

-会议记录应由专人负责，会议结束后及时分发给与会人员。

3.反馈机制：

-建立反馈渠道，鼓励员工提出建议与意见。

-反馈应及时处理，相关责任人需在规定时间内给予回复。

4.3责任分工

1.部门经理：

-负责本部门内部沟通的组织与协调，确保信息的及时传达。

-对部门员工进行沟通技能培训，提升沟通能力。

2.人力资源部：

-负责制定沟通培训计划，组织沟通技能培训。

-收集员工对沟通制度的反馈，定期评估制度的有效性。

3.信息技术部：

-负责内部沟通工具的维护与支持，确保技术上的顺利沟通。

-定期更新沟通工具，提升信息传递的效率。

第五章操作流程

5.1沟通前准备

1.确定沟通目标：在进行沟通前，明确沟通的目的与期望效果。

2.选择合适渠道：根据沟通内容与对象，选择合适的沟通渠道。

3.准备相关资料：收集与沟通主题相关的资料与数据，为沟通提供依据。

5.2沟通实施

1.信息发送：

-通过选择的沟通渠道发送信息，确保信息的准确性与完整性。

-在发送正式文件时，应使用规范格式，并进行必要的审核。

2.会议召开：

-按照预定时间召开会议，确保所有相关人员出席。

-会议结束后，及时整理会议纪要，并分发给与会人员。

3.反馈收集：

-在沟通后，主动收集反馈意见，了解信息传递的效果。

-对于重要反馈，需进行记录并提交给相关责任人。

5.3沟通后跟进

1.信息确认：

-对于重要信息，需进行确认，确保所有相关人员理解一致。

2.问题处理：

-针对沟通中出现的问题，及时进行分析与处理，并制定改进措施。

第六章监督机制

6.1监督责任

1.内审部：

-定期对内部沟通情况进行检查，评估沟通制度的落实情况。

-对于发现的问题，提出整改建议，并监督其落实。

2.人力资源部：

-收集员工对沟通制度的反馈，定期进行满意度调查。

-针对反馈情况，分析沟通效果，提出改进方案。

6.2评估与改进

1.制度评估：

-每半年对内部沟通协调管理制度进行一次评估，分析制度的适用性与有效性。

-根据评估结果，提出修订建议，并及时更新制度内容。

2.持续改进：

-建立持续改进机制，鼓励员工提出改进意见，形成良好的沟通文化。

-定期组织沟通培训，提升员工沟通技巧与能力。

第七章附则

1.解释权：本制度由人力资源部负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订本制度，须由人力资源部提出修订方案，经管理层审批后实施。

通过以上制度的制定与实施，旨在为组织内部构建一个高效、顺畅的沟通环境，促进各部门之间的协同合作，实现组织目标的高效达成。各部门需认真执行本制度，确保内部沟通的规范化与系统化，提升整体工作效率。