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软件公司著作权登记管理制度

一、目的

为有效管理公司软件著作权登记事务，保护公司软件知识产权，明确相关流程与职责，鼓励创新并提升公司核心竞争力，特制定本著作权登记管理制度。

（一）适用范围

本制度适用于公司内部所有自主开发的软件作品，包括但不限于操作系统软件、应用软件、工具软件、游戏软件等各类软件产品的著作权登记相关活动。

二、著作权登记原则

（一）及时性原则

1.公司应在软件产品完成开发并具备一定稳定性后，及时启动著作权登记流程。尽早进行登记能够有效保护公司的知识产权，防止软件作品被他人抄袭或侵权，确保公司在市场竞争中的合法权益。

（二）准确性原则

1.在申请著作权登记过程中，应确保提交的软件作品相关信息真实、准确、完整。包括软件名称、版本号、开发完成时间、功能描述、开发者信息等内容，不得故意隐瞒或提供虚假信息，以保证著作权登记的有效性和权威性。

（三）保密性原则

1.在著作权登记前及登记过程中，涉及软件作品的源代码、设计文档、算法等核心技术信息应严格保密。相关人员需遵守公司保密规定，防止信息泄露给竞争对手或其他无关人员，避免公司遭受不必要的损失。

（四）合规性原则

1.著作权登记活动必须严格遵循国家相关法律法规以及版权登记机构的规定和要求。按照法定程序进行申请、提交材料、缴纳费用等操作，确保登记流程合法合规。

三、管理组织与职责

（一）知识产权部门

1.统筹公司软件著作权登记管理工作，制定和完善著作权登记相关制度和流程。组织、协调和指导各部门开展著作权登记活动，提供专业的咨询和建议。对拟登记的软件作品进行初步审核，评估其是否符合著作权登记条件，并提出审核意见。负责与版权登记机构进行沟通联系，跟进登记申请的审批进度，及时处理登记过程中出现的问题。管理公司软件著作权登记档案，包括登记证书、申请材料、审批文件等资料，确保档案的完整性和安全性。定期开展著作权登记相关的培训和宣传活动，提高员工的著作权保护意识和登记业务水平。

（二）研发部门

1.在软件开发过程中，注重对软件作品相关资料的整理和保存，包括源代码、设计文档、测试报告等。及时向知识产权部门提交软件著作权登记申请，提供准确、详细的软件作品信息和技术资料。配合知识产权部门进行软件作品的审核和登记工作，对审核过程中提出的问题进行解答和整改。在软件作品登记后，继续做好软件版本的更新和维护记录工作，确保软件著作权信息的准确性和时效性。

（三）其他部门职责

1.法务部门：为软件著作权登记活动提供法律支持和保障，审核登记相关的合同、协议等法律文件，确保登记活动的合法性。协助处理著作权纠纷和侵权案件，维护公司的合法权益。

2.财务部门：负责著作权登记费用的预算编制、费用支付和核算管理。提供资金保障，确保登记活动所需费用的及时足额支付，并对费用的使用情况进行监督和审计。

四、著作权登记流程

（一）登记申请发起

1.软件项目负责人或研发人员在软件产品达到可登记状态时，填写《软件著作权登记申请表》，详细说明软件的基本信息，如名称、版本、功能概述、开发起止时间、开发环境等，并提交给所在部门负责人审核。

2.部门负责人审核通过后，将申请表及相关材料提交给知识产权部门。

（二）材料准备与审核

1.知识产权部门收到申请后，通知研发部门准备相关的登记材料，包括软件源代码（部分关键代码片段）、软件设计文档（如需求分析说明书、系统架构设计图、用户手册等）、身份证明文件（公司营业执照副本、法人身份证复印件、开发者身份证明等）。对提交的材料进行审核，检查材料的完整性、准确性和规范性。如发现材料存在问题或不符合要求，及时通知研发部门进行补充和修改。

（三）申请提交与跟进

1.将审核通过的登记材料提交给版权登记机构，可以选择线上提交或线下邮寄等方式。提交申请后，及时获取申请受理回执，并密切跟踪申请的审批进度。定期与版权登记机构沟通，了解审批过程中是否需要补充材料或进行其他事项的处理。对于版权登记机构提出的问题或要求，及时组织相关人员进行回应和解决。

（四）证书领取与管理

1.在软件著作权登记申请获得批准后，及时领取著作权登记证书。对证书进行登记和归档管理，建立证书管理台账，记录证书的编号、软件名称、版本号、登记日期、有效期等信息。将证书复印件分发至相关部门，并在公司内部进行公示和宣传。

五、费用管理

（一）费用预算

1.财务部门根据公司的软件研发计划和著作权登记需求，每年编制著作权登记费用预算。预算内容包括登记申请费、代理费（如有委托代理机构）、材料打印费、邮寄费等各项与登记相关的费用支出。

2.知识产权部门对预算进行审核，结合以往登记费用支出情况和市场价格变化等因素，提出合理的预算调整建议。预算经公司管理层审批通过后，作为费用支出的依据。

（二）